Carte de imobil bloc 2026: obligație, registru, amenzi

Carte de imobil bloc 2026: ce este și de ce încă o ținem pe hârtie

Dacă întrebi zece administratori din București ce părere au despre carte de imobil bloc, opt vor ofta. E un registru aparent banal, dar care în 2026 rămâne obligatoriu prin lege și care poate aduce amenzi serioase asociației atunci când lipsește. Pe scurt: carte de imobil este documentul oficial în care se înregistrează toate persoanele care locuiesc într-un imobil colectiv — proprietari, chiriași, rude, asistenți medicali permanenți — și care se prezintă, la cerere, polițiștilor de proximitate. Vestea bună e că în 2026 Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor pilotează tranziția la formatul electronic. Vestea proastă: până la generalizare, registrul de hârtie se completează în continuare, iar lipsa lui se sancționează.

Cadrul legal: OUG 97/2005, HG 1375/2006, Ordinul MAI 1500/2007

Trei acte normative se intersectează atunci când vorbim despre cartea de imobil. Primul este OUG 97/2005, care definește regimul evidenței persoanelor în România și stabilește că orice imobil cu mai mulți locatari trebuie să aibă o carte de imobil. Al doilea, HG 1375/2006, conține normele metodologice — adică modul concret în care se completează rubricile, formatul registrului și termenele de notificare. Al treilea, Ordinul MAI 1500/2007, reglementează modelul oficial al cărții de imobil și paginile pre-tipărite cu rubricile obligatorii.

În practică, asociațiile cumpără cartea de la papetăriile mari sau de la ANCEX (modelul tipărit standardizat costă 25-45 lei în 2026). Registrul are o copertă numerotată cu sigla MAI, pagini cu rubrici fixe (nume, prenume, CNP, act de identitate, data sosirii, data plecării, scopul șederii) și se păstrează la administrator sau, în lipsa acestuia, la președinte. Legea 196/2018 nu menționează explicit cartea de imobil, dar prin atribuțiile administratorului (art. 66) include obligația de a respecta toate dispozițiile legale aplicabile imobilului — deci implicit și pe cele privind evidența persoanelor.

Sfat din teren: păstrați cartea de imobil într-un loc accesibil în timpul programului de lucru al administratorului. Polițiștii nu sună înainte — vin neanunțat și pot solicita registrul pe loc.

Cine completează cartea de imobil: administratorul, prin desemnare scrisă

Aici se face cea mai frecventă confuzie. Cartea de imobil nu se completează automat de către președinte. Conform HG 1375/2006, asociația de proprietari desemnează în scris o persoană responsabilă cu ținerea registrului. În 99% dintre cazuri, această persoană este administratorul, desemnat printr-un proces verbal al comitetului executiv sau prin decizia președintelui (în funcție de cum e structurat regulamentul intern al AP).

Procesul verbal de desemnare trebuie să conțină: numele persoanei desemnate, CNP-ul, calitatea (administrator), data desemnării, semnătura președintelui și ștampila asociației. O copie se păstrează în dosarul AP, iar originalul se prezintă la cererea poliției. Dacă administratorul se schimbă, se face un nou proces verbal — cartea nu „migrează” singură de la unul la altul.

Atenție la blocurile fără administrator angajat (cele mici, sub 10 apartamente): obligația rămâne, doar că persoana desemnată poate fi președintele însuși sau un membru voluntar al comitetului. În toate cazurile, e bine să clarificați rolurile, mai ales dacă AP a optat pentru cumularea funcțiilor de administrator și casier, situație în care responsabilitățile se concentrează pe o singură persoană.

Ce date se înregistrează în carte: proprietari, chiriași, vizitatori prelungiți

Rubricile sunt standardizate, dar interpretarea lor diferă de la un polițist de proximitate la altul. Iată ce trebuie să intre obligatoriu în registru, conform Ordinului MAI 1500/2007:

• Proprietarii — cu datele complete, chiar dacă nu locuiesc efectiv în imobil. Se trec la rubrica „proprietar”.
• Chiriașii — cu durata contractului de închiriere și scopul șederii (locuit). Termenul de notificare către poliție: 24 de ore de la mutare.
• Membrii familiei care locuiesc cu proprietarul/chiriașul: soț, copii, părinți.
• Asistenții medicali permanenți care îngrijesc o persoană dependentă din apartament și locuiesc efectiv în bloc.
• Vizitatorii care depășesc 30 de zile — la nepoți, prieteni, rude din provincie. Sub 30 de zile, vizitatorii nu se trec.
• Persoanele cu reședință (viza de flotant) — chiar dacă au domiciliu în altă parte.

Nu se trec: vizitatorii ocazionali, persoanele aflate temporar (zile/săptămâni) și cei care vin doar pentru lucrări sau renovări. Pentru detalii despre datele care intră sub protecția datelor personale într-un imobil colectiv, vedeți articolul nostru dedicat.

Termen 24 ore: notificarea locatarului nou către poliție

Aceasta este obligația cea mai des încălcată. Atunci când în bloc se mută un chiriaș nou — fie pentru 6 luni, fie pentru 3 ani — administratorul are obligația să notifice secția de poliție de proximitate în maxim 24 de ore de la sosire. Notificarea se face fie pe loc, când vine polițistul în vizită, fie prin completarea cărții de imobil cu data sosirii și prezentarea registrului la cerere.

În 2026, multe secții acceptă notificarea și prin email oficial către adresa poliției de proximitate, dar regula de aur rămâne: dacă vine polițistul mâine, cartea trebuie să reflecte exact realitatea de azi. Dacă chiriașul s-a mutat alaltăieri și nu apare în registru, amenda cade pe asociație — administratorul a omis să-l înregistreze.

Sfat practic: introduceți în contractul de închiriere o clauză prin care chiriașul se obligă să prezinte buletinul administratorului în prima zi de la mutare și să semneze pentru înregistrarea în cartea de imobil. Așa se evită situațiile în care proprietarul absent transmite chiria fără să anunțe administratorul.

Acces poliție: verificări periodice și cereri de informații

Polițistul de proximitate are dreptul să verifice cartea de imobil periodic, fără preaviz. Frecvența diferă: în Sectorul 3 din București, verificările sunt trimestriale; în Cluj-Napoca, semestriale; în comune mici, anuale sau la sesizare. Verificarea constă în consultarea registrului, fotografierea unor pagini (uneori) și un proces verbal semnat de administrator.

În plus, poliția poate solicita cartea pentru cereri punctuale de informații: investigații penale, urmăriri, dispariții, probleme cu vecinii. Asociația este obligată să pună registrul la dispoziție, dar nu este obligată să facă fotocopii — doar să permită consultarea.

Tranziția la cartea electronică în 2026: pilot DGEP

Aici se schimbă jocul. Carte imobil electronică 2026 nu mai e science fiction — Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor a lansat în 2025 un proiect pilot în câteva orașe (București sectoarele 1 și 6, Cluj-Napoca, Timișoara, Iași) prin care cărțile de imobil se vor digitaliza și sincroniza cu baza de date națională de evidență a persoanelor.

Cum va arăta în practică:

1. Administratorul va avea cont pe portalul DGEP, autentificat cu certificat digital calificat (similar cu accesul la SPV ANAF).
2. La mutarea unui locatar nou, va introduce CNP-ul, iar sistemul va prelua automat numele, prenumele și domiciliul de bază.
3. Notificarea către poliție se va face automat — fără email, fără telefoane.
4. Polițistul va putea consulta registrul de la birou, prin terminal securizat.

Pilotul este planificat să se extindă la nivel național începând cu 2027, dar până atunci formatul de hârtie rămâne valid și obligatoriu. Platformele moderne de administrare blocuri, precum CondoFlow, anticipează deja integrarea cu DGEP și pregătesc module de export digital al cărții, exact pentru a ușura tranziția când va deveni obligatorie.

GDPR și carte imobil: cine vede datele și ce se anonimizează

Întrebarea pe care o primim săptămânal: are vecinul dreptul să se uite în cartea de imobil să vadă cine stă la apartamentul 23? Nu. Cartea de imobil conține date cu caracter personal — CNP, serie buletin, scop ședere — iar accesul este restricționat conform Regulamentului UE 2016/679 (GDPR).

Cine are drept de acces:

• Polițistul de proximitate — în exercitarea atribuțiilor.
• Organele de urmărire penală — cu mandat sau în condițiile legii.
• Administratorul și președintele AP — pentru completare și verificare.
• Cenzorul — strict pentru verificarea modului de ținere a registrului, nu pentru acces la datele personale ale altor locatari.

NU au drept de acces: vecinii, comitetul executiv (ca grup), terți, jurnaliști, executori judecătorești fără mandat specific. Dacă cineva insistă, administratorul poate fi sancționat pentru divulgare neautorizată cu amendă de până la 4% din cifra de afaceri (în cazul AP, plafonat la maxim 200.000 lei conform Legii 190/2018).

Pentru terți care au nevoie de informații (de exemplu, executor judecătoresc cu titlu executoriu), administratorul furnizează doar datele relevante, anonimizând restul registrului prin acoperire fizică sau extras separat.

Sancțiuni: amenzi 100-2.500 lei pentru AP și locatari

Aici e partea care îi face pe administratori să tremure. Sancțiunile pentru încălcarea obligațiilor privind cartea de imobil sunt prevăzute în OUG 97/2005 și actualizate periodic. În 2026, nivelurile sunt:

Pe lângă amenzile administrative, există și consecințe indirecte: refuzul administratorului de a permite accesul polițistului poate conduce la sesizări către parchet pentru obstrucționarea activității organelor statului. Iar în cazul în care în bloc se petrece un eveniment grav (furt, agresiune, dispariție), absența cărții de imobil poate fi considerată circumstanță agravantă pentru AP.

Model practic: secțiunile obligatorii și sfaturi pentru completare

Cartea de imobil are un model standardizat (Ordinul MAI 1500/2007), care se găsește în papetăriile mari sau pe site-uri specializate de produse de birou. Iată secțiunile pe care trebuie să le aibă orice carte validă:

• Coperta — cu mențiunea „CARTE DE IMOBIL”, adresa exactă, codul poștal, numărul de apartamente.
• Pagina 1 — datele asociației de proprietari, președintele, administratorul desemnat (cu nr. proces verbal și data).
• Paginile interioare — câte o pagină per locatar, cu rubrici: nume, prenume, CNP, sex, data nașterii, locul nașterii, cetățenie, act identitate, calitatea (proprietar/chiriaș), data sosirii, data plecării, scop ședere, observații.
• Pagina semnături polițist — la finalul registrului, pentru ștampila și semnătura polițistului la fiecare verificare.

Sfaturi practice de la administratori experimentați:

Folosiți pix cu pastă neagră, nu albastră (regula veche, dar încă cerută de unii polițiști). Nu folosiți corector — dacă greșiți, tăiați cu o linie și semnați alături.

Numerotați paginile manual la primirea cărții și ștampilați-o pe fiecare pagină cu ștampila asociației. Așa preveniți contestațiile privind autenticitatea.

Păstrați și un registru paralel digital (Excel, sau preferabil într-o aplicație de administrare) pentru backup. Dacă registrul fizic se pierde sau se distruge, recuperarea fără backup e un coșmar.

Întrebări frecvente