Functionalitati complete pentru administrarea asociatiei
De la facturare automata la plati online, citire contoare cu AI si executari silite. Tot ce ai nevoie intr-o singura platforma, construita pentru asociatiile din Romania.
20+
Module integrate
100%
Conform Legea 196/2018
iOS + Android
Aplicatie mobila nativa
GDPR
Date protejate
Migrare automata in 3 ore
Cel mai avansat sistem de migrare din industrie. Treci de la softul vechi la CondoFlow in doar 7 pasi simpli. Upload-eaza liste, poze, PDF-uri — restul se face automat prin AI. Fara introducere manuala a datelor.
- Import proprietari din Excel, CSV sau OCR pe liste scanate
- Import contoare si indecsi din poze sau tabele — recunoastere automata
- Import solduri si restante din listele de cheltuieli anterioare
- Import furnizori si contracte prin OCR pe documente
- Creare automata conturi proprietari cu email de bun venit
- Verificare si corectie inline inainte de activare
- Suport multi-bloc, multi-scara, spatii comerciale
Facturare automata
Sistemul calculeaza automat cota fiecarui apartament pe baza consumurilor individuale, cheltuielilor comune si regulilor asociatiei. Zero munca manuala.
- Distributie automata a cheltuielilor pe cote-parti, consum sau numar persoane
- Generare automata a listelor de intretinere conform Legii 196/2018
- Suport pentru fond de reparatii, fond de rulment si alte fonduri speciale
- Calcul automat penalizari cu rata configurabila (implicit 0.2%/zi)
- Facturi individuale cu detaliere completa a fiecarui cost
- Export PDF si trimitere automata prin email si notificare push
Modul contabil complet
Contabilitate in partida simpla, conform OMFP 3103/2017, gata pentru cenzor. Toate registrele cerute de lege se genereaza automat dintr-un click.
- La fiecare incasare/plata se creeaza automat tot lantul legal: chitanta, registru de casa, registru-jurnal, fisa apartamentului, fonduri
- Registru de casa si Registru de banca (lunar, format legal)
- Jurnal de incasari si plati lunar
- Situatie activ-pasiv anuala automata
- Fisa de apartament cu istoric debit/credit per locatar
- Borderou de incasari, stat de plata, adeverinta sold zero
- Inchidere perioada contabila lunara cu blocare retroactiva
- Semnare si auditare luna de catre cenzor (workflow complet)
- Audit trail complet — fiecare modificare este inregistrata si vizibila
- Chitanta cash cu numar unic + atasament PDF automat in email
- Reconciliere extras bancar prin OCR cu auto-matching pe facturi
- Arhiva anuala completa export ZIP
Roluri si permisiuni granulare
Fiecare utilizator vede exact ce ii este permis. Administratorul, presedintele, cenzorul, contabilul, membrul de comitet si locatarul au interfete diferite, configurabile.
- 6 roluri predefinite: administrator, presedinte, cenzor, contabil, membru comitet, locatar
- 60+ permisiuni granulare grupate pe modul (contabilitate, plati, sedinte, ...)
- Roluri custom configurabile per asociatie (ex. vicepresedinte cu drept de aprobare)
- Permisiuni atribuite vizual cu checkbox-uri in panoul de administrare
- Aplicatia mobila adapteaza meniul si butoanele in functie de rolul fiecarui utilizator
- Cenzorul are doar drept de citire + semnare luna, nu poate modifica
- Membrul de comitet vede tot ce e financiar dar nu poate edita
- Audit trail leaga fiecare actiune de utilizator — transparent pentru cenzor
e-Factura ANAF (SPV)
Integrare nativa cu Spatiul Privat Virtual ANAF. Trimite facturi catre SPV si descarca automat facturile de la furnizori — fara introduceri manuale.
- Conectare OAuth2 sigura la SPV-ul ANAF
- Sincronizare automata facturi primite (rulment programat la fiecare 6 ore)
- Generare XML UBL 2.1 conform RO_CIUS pentru facturile emise
- Maparea automata a facturilor primite la furnizorii existenti dupa CUI
- Suport mediu Test (sandbox) si LIVE
- Notificare administrator la facturi noi importate automat
- Status urmaribil per factura: trimisa, acceptata, refuzata
Declaratii fiscale + SAF-T (D406)
Singura platforma de asociatii care genereaza si fisierul SAF-T. Declaratiile fiscale ies direct din contabilitatea tinuta automat in platforma — fara export in Excel, fara re-introducere in alt program.
- D112 (contributii angajati), D100, D300 si D394 generate in XML, gata de depus in SPV
- SAF-T D406 (OPANAF 1.783/2021): registrul-jurnal, facturile furnizorilor si platile perioadei, exportate trimestrial in formatul standard ANAF
- Jurnalul in partida dubla se completeaza singur din registrul de casa si banca — sursa D406 e mereu la zi
- Din 2025 obligatia SAF-T s-a extins la contribuabilii mici, inclusiv asociatii nonprofit cu cod fiscal — 2026 e primul an fiscal complet
- Fisierele XML se valideaza cu DUK Integrator si se depun in SPV
Plati online
Locatarii platesc intretinerea instant, de pe telefon, fara sa mai stea la coada. Banii ajung direct in contul asociatiei.
- Plata cu cardul bancar (Visa, Mastercard)
- Suport Google Pay si Apple Pay
- Procesator de plati securizat EuPlatesc
- Confirmare instant a platii cu notificare push
- Istoric complet al platilor pentru fiecare locatar
- Zero comisioane suplimentare pentru locatari
Reconciliere bancara cu AI
Incarci extrasul de cont (PDF sau CSV, orice banca), iar AI-ul asigneaza automat incasarile pe apartamente si platile pe facturile furnizorilor. Tu doar verifici propunerile si aprobi.
- Import extras de cont PDF/CSV din orice banca romaneasca
- Incasarile ajung automat la apartamentul si lista lor de plata
- Platile se potrivesc singure cu facturile furnizorilor
- Scor de incredere pe fiecare potrivire — nimic nu intra fara aprobare
- Registrul de banca si jurnalul se actualizeaza automat
- Ore de bifat manual reduse la cateva minute pe luna
Convins pana aici? Restul functionalitatilor le descoperi direct in cont.
Incepe gratuit — 30 zile trialFara card bancar. Configurare in ~30 de minute.
Citire contoare cu AI
Locatarii fotografiaza contorul de apa, iar sistemul citeste automat indexul folosind inteligenta artificiala. Fara erori de transcriere.
- Recunoastere automata a indexului din fotografie (OCR cu AI)
- Import liste de citiri: incarci PDF-ul scanat sau Excel-ul, AI-ul extrage toti indecsii — tu doar verifici si aprobi
- Validare automata a plauzibilitatii consumului
- Notificari de reamintire cu termen limita configurabil
- Istoric fotografii pentru verificare si audit
- Suport pentru contoare de apa rece, apa calda si gaz
- Raport comparativ consum luna curenta vs. luna anterioara
Sedinte si vot electronic consultativ
Organizeaza adunarea generala ca la carte: documentele legale (convocator, tabel nominal, imputerniciri, PV) generate automat pentru sedinta conform Legii 196/2018, plus vot electronic consultativ ca sa afli din timp opinia proprietarilor.
- Convocator, tabel nominal convocator si imputerniciri generate automat, gata de afisat si semnat olograf (art. 47-48, Legea 196/2018)
- Vot electronic CONSULTATIV cu verificare de identitate — afli pozitia blocului inainte de sedinta; hotararile valabile se adopta in adunarea legal convocata
- Calcul automat cvorum pe baza cotelor de proprietate
- Proces-verbal generat automat, pregatit pentru semnaturile olografe
- Atasare documente suport la fiecare punct de pe ordinea de zi
- Notificari pentru sedinte, plus urmarirea executiei hotararilor dupa AG
Decontari si OCR
Presedintele sau membrii comitetului fotografiaza bonul de la magazin, iar AI-ul extrage automat datele. Banii se vireaza automat pe contul personal.
- Fotografiere bon fiscal si extragere automata a datelor
- Categorisire automata a cheltuielilor
- Flux de aprobare multi-nivel (comitet, presedinte)
- Virament automat in contul personal dupa aprobare
- Istoric complet al decontarilor cu documente atasate
- Raport lunar de decontari per categorie
Plati automate furnizori (Revolut)
Plateste furnizorii automat din aplicatie prin integrarea cu Revolut Business. Fara deplasari la banca, fara ordine de plata pe hartie.
- Integrare directa cu Revolut Business API
- Plati programate automat la scadenta facturii
- Flux de aprobare configurable pentru plati
- Reconciliere automata a platilor cu facturile
- Generare ordine de plata in lot (batch payments)
- Notificari in timp real despre statusul fiecarei plati
Rapoarte detaliate
Situatii financiare clare si transparente, accesibile atat administratorului cat si locatarilor. Totul la un click.
- Situatie individuala per apartament cu sold, penalizari si istoric
- Raport lunar de incasari si cheltuieli
- Raport fonduri (reparatii, rulment) cu evolutie in timp
- Raport restante si debitoare cu vechime
- Raport consumuri comparative (apa, gaz) per apartament
- Export Excel si PDF pentru toate rapoartele
Notificari instant
Locatarii primesc notificari pe telefon in timp real despre facturi, scadente, sedinte si anunturi importante.
- Notificari push pe telefon (iOS si Android)
- Notificari email cu design profesional
- Reamintiri automate inainte de scadenta
- Alerte de citire contor cu termen limita
- Notificari de plata confirmata
- Anunturi de la administratie catre toti locatarii
Executari silite
Gestioneaza cazurile de neplata si executarile silite digital, cu generare automata de documente si urmarire a termenelor.
- Identificare automata a restantierilor peste pragul configurat
- Generare automata somatii si notificari legale
- Flux complet de urmarire cazuri: somatie, cerere de chemare, hotarare, executare
- Calcul automat dobanzi si cheltuieli de judecata
- Atasare documente juridice si corespondenta
- Raport stadiu executari per asociatie
Multi-asociatie
Administreaza mai multe asociatii dintr-un singur cont. Ideal pentru firme de administrare sau administratori cu portofoliu.
- Dashboard centralizat cu toate asociatiile
- Comutare rapida intre asociatii
- Rapoarte consolidate la nivel de portofoliu
- Gestionare angajati si roluri per asociatie
- Facturare centralizata pentru firma de administrare
- Fiecare asociatie cu setari si reguli proprii
Administrare angajati
Gestioneaza angajatii asociatiei: ingrijitori, electricieni, instalatori. Cu pontaj, salarizare si documente.
- Evidenta completa a angajatilor asociatiei
- Pontaj digital cu ore lucrate si concedii
- Calcul salariu si contributii conform legislatiei
- Generare fluturasi de salariu
- Contracte de munca si acte aditionale
- Notificari automate pentru expirare contracte si documente
Documente si arhiva
Toate documentele asociatiei intr-un singur loc. Organizate, cautabile si accesibile oricand, de oriunde.
- Stocare securizata a tuturor documentelor asociatiei
- Categorisire automata: facturi, procese-verbale, contracte
- Cautare full-text in continutul documentelor
- Versionare si istoric de modificari
- Partajare selectiva catre membrii comitetului sau locatari
- Generare automata de documente din template-uri
Functionalitati suplimentare
Mai multe instrumente pentru o administrare completa
Rezervare spatii comune
Calendar vizual pentru sala de sport, teren, spatiu evenimente. Reguli de utilizare configurabile.
Cereri de interventie
Locatarii raporteaza defectiuni din aplicatie. Tracking status, comentarii, fotografii atasate.
Parcari si boxe
Evidenta locuri de parcare, boxe si alte anexe. Atribuire pe apartament, tarife configurabile.
Comunicare integrata
Mesaje directe, anunturi pe bloc/scara, confirmare de citire. Comunicare transparenta.
Sondaje si anchete
Creeaza sondaje rapide pentru decizii. Vot anonim sau nominal, rezultate in timp real.
Email apartament dedicat
Fiecare apartament primeste un email dedicat pentru comunicari oficiale.
Contact de urgenta
Lista contacte de urgenta per apartament. Accesibila rapid in caz de necesitate.
Template-uri documente
Somatii, adeverinte, chitante, stat de plata — generate automat din template-uri configurabile.
Email bun venit automat
La import, fiecare proprietar primeste automat email cu datele de conectare. Suport pentru proprietari pe mai multe apartamente.
Import bulk proprietari
Adauga sute de proprietari dintr-un singur Excel. Suport multi-apartament per proprietar, chirias/proprietar.
Rapoarte generate automat
Toate registrele si situatiile cerute de lege, generate automat si gata pentru cenzor. Se pot vizualiza si exporta oricand — fara munca manuala.
Rapoarte lunare
Registru de casa
Toate operatiunile cash din luna
Registru de banca
Toate operatiunile bancare din luna
Jurnal de incasari si plati
Agregat din toate canalele (cash, banca, salarii)
Borderou de incasari
Pe apartament: datorat, achitat, restant
Stat de plata salarii
Pentru luna selectata
Lista facturilor
Facturile furnizorilor din luna
Lista chitantelor
Toate chitantele emise in luna
Datoriile asociatiei
Facturi furnizori neachitate
Indecsii contoarelor
Indecsi si consum pe apartament
Explicatiile listei de plata
Cheltuieli pe categorii si mod de distributie
Venituri si cheltuieli
Sinteza lunara incasari/plati
Situatia soldurilor
Balanta activ-pasiv lunara
Registrul jurnal
Jurnal general cronologic
Soldurile fondurilor
Sold pe proprietar si pe fond
Platile din fonduri
Plati efectuate din fonduri
Registrul sumelor speciale
Venituri din spatii comune, reclame etc.
Fise pentru operatiuni diverse
O fisa pe fel de cheltuiala
Rapoarte anuale
Situatie activ-pasiv
Snapshot anual: numerar, banca, creante vs. datorii si fonduri
Registrul-inventar
Inventarul anual al activelor, datoriilor si fondurilor
Fisa de apartament
Istoric debit/credit pentru un apartament in anul curent
Aceasta este doar o parte din rapoartele disponibile. Contabilitatea este completa, in partida simpla, conform OMFP 3103/2017 si Legii 196/2018.
Migrare in 7 pasi simpli
De la softul vechi la CondoFlow — in doar cateva ore. Fara pierdere de date, fara introducere manuala.
Manual
2 saptamani
CondoFlow
~3 ore
Date asociatie
Introduci CUI-ul asociatiei, iar sistemul completeaza automat toate datele de la ANAF: denumire oficiala, adresa sediu, cod fiscal, numar registru. Verificam in timp real validitatea CUI-ului si precompletam formularul complet.
Structura blocuri & scari
Definesti ierarhia completa a imobilului: blocuri, scari, etaje si apartamente. Suport pentru spatii comerciale la parter, garaje subterane si boxe. Cote-parti individuale pentru fiecare unitate.
Import proprietari
Upload Excel, CSV sau fotografii ale listelor de locatari. AI-ul recunoaste automat numele, apartamentele si cotele-parti din scanari. Suport multi-apartament per proprietar. Fiecare proprietar primeste email de bun-venit cu link de activare cont.
Import contoare
Fotografiezi contoarele direct cu telefonul sau importi din CSV/Excel. AI-ul recunoaste automat indexurile, serialele, tipul contorului (apa, gaz, termic) si apartamentul asociat. Precizie de peste 98% pe fotografii clare.
Import solduri & restante
optionalImporti soldurile curente, restantele acumulate si penalizarile din listele de cheltuieli anterioare. Asigura continuitate financiara completa — niciun leu nu se pierde in tranzitie. Suport OCR pe liste scanate.
Import furnizori & contracte
optionalAdaugi furnizorii de utilitati si servicii, fie prin OCR pe contractele existente, fie selectand din baza de date CondoFlow cu peste 5.000 de furnizori verificati. Contracte, termene si date de contact — totul centralizat.
Verificare & activare
Verifici un sumar complet al tuturor datelor importate: asociatie, structura, proprietari, contoare, solduri si furnizori. Corectezi orice eroare direct inline, apoi activezi asociatia cu un singur click. Contract generat automat cu semnatura electronica.
Suport dedicat in primele 2 saptamani. Migrare gratuita de la orice alt sistem.
CondoFlow vs. metode traditionale
Vezi diferenta dintre administrarea clasica si CondoFlow
Fara CondoFlow
- Calcule manuale in Excel — ore pierdute lunar
- Plata la usa administratorului — cozi si numerar
- Anunturi pe hartie lipite pe scara
- Indexuri scrise de mana, cu erori frecvente
- Sedinte haotice, fara proces-verbal
- Zero transparenta financiara
- Bonuri fiscale pierdute, decontari intarziate
- Software vechi, fara aplicatie mobila — 25-30 RON/apt
Cu CondoFlow
- Facturare 100% automata — un click si gata
- Plata online cu cardul, de pe telefon — instant
- Notificari push si email — ajung sigur
- Citire contoare cu AI din fotografie — 0 erori
- Sedinte cu documente legale generate + vot consultativ, PV automat
- Transparenta totala — fiecare RON vizibil
- Decontari cu OCR — fotografiezi bonul si gata
- Platforma moderna cu app mobila — de la 1,49 RON/apt
Intrebari frecvente despre functionalitati
Se pot citi contoarele cu o simpla poza?
CondoFlow inlocuieste contabilul asociatiei?
Cat dureaza migrarea de la alt program sau de la Excel?
Locatarii trebuie sa plateasca ceva pentru aplicatie?
Functioneaza si pentru mai multe asociatii sau blocuri?
Incearca toate functionalitatile gratuit
30 de zile gratuit, fara card bancar. Configurare in sub 30 de minute.
Migrare gratuita de la orice alt sistem. Suport dedicat in primele 2 saptamani.
Ai intrebari despre o functionalitate? Scrie-ne pe WhatsApp