1. Cine suntem

Operatorul de date cu caracter personal este Pomirleanu Florentin Cristinel PFA, cu sediul profesional in Municipiul Iasi, Str. Prof. Nicolae Bucur, Nr. 23A, Tr. 1, Et. 1, Ap. 5, Jud. Iasi, CUI 42179700, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. F22/147/30.01.2020.

Platforma CondoFlow (accesibila la adresa condoflow.ro) este un serviciu SaaS pentru administrarea asociatiilor de proprietari din Romania.

In relatia cu Asociatiile de proprietari, CondoFlow actioneaza in calitate de Imputernicit al prelucrarii (Data Processor), iar Asociatia actioneaza in calitate de Operator (Data Controller) pentru datele locatarilor.

2. Ce date colectam

In functie de tipul de utilizator si de serviciile accesate, colectam urmatoarele categorii de date:

Date de identificare:

Nume si prenume
Adresa de email
Numar de telefon
Adresa de domiciliu/resedinta (apartament, scara, bloc)
CNP (stocat criptat — doar unde legea o cere: angajatii asociatiei pentru REVISAL/D112, reprezentanti legali, membri fondatori din dosarele de infiintare)
Copii ale actelor de identitate (doar in dosarele de infiintare a asociatiei)

Date financiare:

Istoricul platilor si facturilor de intretinere
Solduri si restante
Consumuri individuale (apa, gaz, etc.)
Conturi bancare (IBAN) ale asociatiei, furnizorilor si angajatilor
Date tranzactionale (prin procesatorul de plati EuPlatesc)

Date de personal (angajatii asociatiei):

Contracte de munca sau de mandat, functie, norma de lucru
Salarii, contributii si retineri (necesare pentru statele de plata, REVISAL si declaratia D112)

Date de comunicare:

Mesaje transmise prin platforma, email sau WhatsApp
Conversatii cu asistentul virtual (chatbot)

Date tehnice:

Adresa IP
Tipul dispozitivului si al browserului
Token-uri de notificari push
Jurnale de acces (log-uri)
Fotografii ale contoarelor (pentru citirea automata a indexurilor)

Date ale asociatiei:

Denumirea asociatiei, CIF, adresa sediului
Date bancare (IBAN, banca)
Structura cladirilor (scari, apartamente, suprafete)
Procese-verbale ale sedintelor
Contracte cu furnizorii

Date colectate prin instrumentele gratuite online:

Pe site-ul public oferim instrumente gratuite („Verifica intretinerea”, biblioteca de formulare si trimiterea acestora pe email, „Revendica-ti asociatia” din directorul de asociatii, „Raport de conformitate Legea 196/2018”). Prin utilizarea lor putem colecta:

Adresa de email (obligatorie pentru a primi rezultatul sau modelul solicitat)
Nume, prenume, numar de telefon si rolul in asociatie (presedinte, administrator, cenzor) — atunci cand te identifici ca membru al conducerii
Denumirea asociatiei si adresa
Documentele incarcate (fotografii ale afisierului / listei de plata, fisiere PDF). Acestea sunt folosite exclusiv pentru a genera analiza / raportul solicitat.
Date de contact afisate public (numele si, dupa caz, telefonul/emailul presedintelui sau administratorului) pe care le putem extrage din documentele incarcate sau din surse publice, pentru a le include si mentine actualizate in directorul public de asociatii. Poti solicita oricand stergerea acestor date (vezi sectiunea Drepturi).

3. Scopul prelucrarii

Datele cu caracter personal sunt prelucrate in urmatoarele scopuri:

Furnizarea serviciilor - administrarea asociatiilor, facturare, gestionare plati, raportare
Comunicarea - notificari privind facturi, scadente, sedinte, anunturi
Obligatii legale - conformitate cu Legea 196/2018, legislatia fiscala, GDPR
Imbunatatirea serviciilor - analiza utilizarii platformei, identificarea si rezolvarea problemelor tehnice
Securitate - prevenirea accesului neautorizat, detectarea fraudelor
Suport tehnic - asistenta utilizatorilor in utilizarea platformei
Instrumente gratuite si informare - generarea analizelor, rapoartelor si modelelor solicitate si trimiterea lor pe email; mentinerea directorului public de asociatii de proprietari
Marketing direct - trimiterea de informatii utile despre administrarea asociatiei si despre serviciile CondoFlow catre persoanele care ne-au lasat datele (te poti dezabona oricand)

4. Temeiul legal

Prelucrarea datelor se bazeaza pe urmatoarele temeiuri legale conform art. 6 din GDPR:

Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b) - pentru furnizarea serviciilor contractate
Obligatie legala (art. 6 alin. 1 lit. c) - pentru conformarea cu Legea 196/2018 si legislatia fiscala
Interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) - pentru imbunatatirea serviciilor si securitate
Consimtamantul (art. 6 alin. 1 lit. a) - pentru comunicari de marketing si pentru utilizarea instrumentelor gratuite online (analize, rapoarte, trimiterea modelelor pe email), acordat prin bifarea casetei corespunzatoare
Interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) - pentru mentinerea unui director public al asociatiilor de proprietari, folosind date de interes public si de contact ale reprezentantilor asociatiilor; te poti opune oricand acestei prelucrari

5. Durata stocarii

Datele cu caracter personal sunt stocate doar pe perioada necesara indeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate:

Date contractuale - pe durata contractului + 3 ani dupa incetare (termen de prescriptie)
Date financiare si fiscale - 10 ani conform legislatiei fiscale romanesti
Jurnale de acces - 12 luni
Date de marketing - pana la retragerea consimtamantului
Documente incarcate in instrumentele gratuite (poze afisier, liste de plata, PDF-uri) - pastrate doar cat este necesar pentru generarea rezultatului, maximum 90 de zile, apoi sterse
Date de contact colectate prin instrumentele gratuite / directorul de asociatii - pana la retragerea consimtamantului sau exercitarea dreptului de opozitie / stergere
Backup-uri - maximum 90 de zile

La expirarea termenelor de stocare, datele sunt sterse sau anonimizate ireversibil.

6. Drepturile persoanei vizate

Conform GDPR, aveti urmatoarele drepturi:

Dreptul de acces

Puteti solicita o copie a datelor personale pe care le detinem despre dumneavoastra.

Dreptul la rectificare

Puteti solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.

Dreptul la stergere

Puteti solicita stergerea datelor personale in anumite conditii prevazute de GDPR.

Dreptul la portabilitate

Puteti solicita transferul datelor catre un alt operator, in format structurat.

Dreptul la opozitie

Puteti va opune prelucrarii datelor in anumite situatii, inclusiv marketing direct.

Dreptul la restrictionare

Puteti solicita restrictionarea prelucrarii in anumite conditii prevazute de GDPR.

Pentru exercitarea acestor drepturi, trimiteti o solicitare la dpo@condoflow.ro. Vom raspunde in termen de 30 de zile.

Aveti dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) - www.dataprotection.ro.

7. Persoane imputernicite si transferuri internationale

Datele cu caracter personal sunt stocate pe servere situate in Uniunea Europeana (Germania). Pentru anumite functionalitati, apelam la furnizori de servicii (persoane imputernicite) care pot prelucra datele in numele nostru:

Resend (SUA) - trimiterea emailurilor (rapoarte, modele, notificari). Primeste adresa de email si continutul mesajului.
Anthropic (SUA) - recunoasterea automata a textului din documentele si fotografiile incarcate (facturi, liste de plata, contoare), asistentul virtual si generarea explicatiilor si rapoartelor (modelul Claude).
Meta Platforms (WhatsApp Business) (UE/SUA) - comunicari si notificari prin WhatsApp; primeste doar numarul de telefon si continutul mesajelor.
EuPlatesc / procesator de plati (UE) - procesarea platilor online.
Furnizor de gazduire (Hetzner) (Germania, UE) - infrastructura serverelor.

Pentru transferurile catre furnizori din afara UE/SEE (de ex. SUA), asiguram un nivel adecvat de protectie prin clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeana si prin acordurile de prelucrare a datelor (DPA) incheiate cu fiecare furnizor. Documentele si datele trimise catre serviciile de inteligenta artificiala nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor acestora.

8. Securitatea datelor

Implementam masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor:

Criptare in tranzit (TLS 1.3) si in repaus (AES-256)
Autentificare in doi pasi (2FA)
Backup-uri zilnice automate cu stocare geografica redundanta
Control strict al accesului bazat pe roluri (RBAC)
Monitorizare continua si detectie a intruziunilor
Evaluari periodice de securitate si teste de penetrare
Politici interne stricte de acces la date

9. Cookies

Platforma utilizeaza urmatoarele tipuri de cookie-uri:

Esentiale - necesare pentru functionarea platformei (sesiune, CSRF, preferinte). Nu necesita consimtamant.
Functionale - rememorarea preferintelor utilizatorului (limba, tema).
Analitice - intelegerea modului de utilizare a platformei (Google Analytics, date anonimizate). Necesita consimtamant.

Nu utilizam cookie-uri de marketing sau pentru urmarirea comportamentului utilizatorilor pe alte site-uri.

10. Modificari

Ne rezervam dreptul de a actualiza aceasta Politica de Confidentialitate. Modificarile semnificative vor fi comunicate prin email si/sau prin notificare in Platforma cu minimum 30 de zile inainte de intrarea in vigoare.

Data ultimei actualizari este afisata in partea de sus a acestui document.

11. Contact DPO

Pentru orice intrebari privind protectia datelor personale, contactati Responsabilul cu Protectia Datelor (DPO):

Responsabil Protectia Datelor - Pomirleanu Florentin Cristinel PFA

Email: dpo@condoflow.ro

Adresa: Iasi, Romania

Politica de Confidentialitate