Formularul de actualizare a datelor asociației de proprietari este instrumentul prin care administratorul sau președintele colectează și menține la zi informațiile fiecărui proprietar: numele complet, apartamentul, cota-parte indiviză, suprafața utilă și datele de contact. Un registru actualizat este esențial pentru convocarea corectă a adunărilor generale, pentru repartizarea corectă a cheltuielilor și pentru comunicarea rapidă în situații urgente.
Modelul de mai jos este editabil, respectă cerințele Legii nr. 196/2018 privind ținerea evidenței proprietarilor și include o secțiune dedicată consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, conform GDPR. Îl poți completa la preluarea mandatului, la schimbarea proprietarilor sau periodic, ca parte a actualizării registrului asociației.
Când folosești acest model
- ✓La preluarea mandatului de administrator sau președinte, pentru a reconstitui registrul proprietarilor
- ✓Când un apartament își schimbă proprietarul prin vânzare, moștenire sau donație
- ✓Periodic, pentru a verifica și corecta datele de contact și adresele de convocare
- ✓Înaintea unei adunări generale, pentru a asigura convocarea la adresa corectă
- ✓Când se constată neconcordanțe între cota-parte înscrisă și actele de proprietate
Ce trebuie să conțină / cum se completează
- Completează datele de identificare ale asociației și numărul apartamentului vizat
- Trece numele complet al proprietarului și, dacă este cazul, al coproprietarilor
- Notează cota-parte indiviză și suprafața utilă conform actului de proprietate
- Adaugă datele de contact actuale: telefon, e-mail și adresa de convocare
- Solicită proprietarului să bifeze acordul GDPR și să semneze cu dată
- Arhivează formularul la dosarul asociației și actualizează registrul electronic
Temei legal
Actualizarea și ținerea evidenței proprietarilor se realizează în temeiul Legii nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari, care stabilește obligația de a menține un registru actualizat cu proprietarii și cotele-părți indivize. Datele cu caracter personal colectate (nume, contact, adresă de convocare) se prelucrează exclusiv în scopul administrării asociației, cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR): temei legal, informarea persoanei vizate, minimizarea datelor și păstrarea pe durata necesară scopului declarat.
Vezi ghidul complet Legea 196/2018 →