Tabelul de colectare a informațiilor despre membrii asociației este un centralizator care reunește într-un singur document toate datele esențiale ale proprietarilor: numărul apartamentului, numele proprietarului, numărul de persoane luate în calcul, suprafața și cota-parte indiviză, precum și datele de contact. Este baza de lucru pentru repartizarea cheltuielilor, convocări și comunicare eficientă la nivelul condominiului.
Modelul de mai jos este structurat pe coloane clare și poate fi completat manual sau importat într-un program de administrare. Respectă principiile Legii nr. 196/2018 privind evidența proprietarilor și include recomandări de prelucrare a datelor cu caracter personal conform GDPR, astfel încât tabelul să rămână un instrument util, dar corect din punct de vedere legal.
Când folosești acest model
- ✓La constituirea sau reorganizarea evidenței proprietarilor din asociație
- ✓Când administratorul are nevoie de o vedere de ansamblu asupra tuturor apartamentelor
- ✓Pentru pregătirea repartizării cheltuielilor pe cotă-parte și pe număr de persoane
- ✓Înaintea unei adunări generale, pentru verificarea listei de membri și a cvorumului
- ✓La transmiterea datelor către un nou administrator sau program de administrare
Ce trebuie să conțină / cum se completează
- Trece pe fiecare rând un apartament, în ordinea scărilor și a nivelurilor
- Completează numele proprietarului și numărul de persoane luate în calcul
- Adaugă suprafața utilă și cota-parte indiviză conform actelor de proprietate
- Notează datele de contact: telefon și e-mail pentru comunicări
- Marchează statutul de membru al asociației și eventuale observații
- Verifică totalurile de cote-părți și actualizează periodic tabelul
Temei legal
Ținerea unui centralizator cu membrii asociației decurge din Legea nr. 196/2018, care prevede obligația asociației de a menține evidența proprietarilor, a cotelor-părți indivize și a datelor necesare repartizării cheltuielilor. Întrucât tabelul reunește date cu caracter personal, prelucrarea se face cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR): limitarea accesului la persoanele autorizate, folosirea datelor doar în scopul administrării și informarea proprietarilor cu privire la modul de prelucrare.
Vezi ghidul complet Legea 196/2018 →