O incasare = 7 inregistrari obligatorii.
Noi le facem pe toate automat.
Legea nu cere doar sa incasezi — cere chitanta, registru de casa, registru-jurnal, fisa apartamentului, evidenta fondurilor si solduri care se inchid la ban. In CondoFlow, intregul lant se creeaza automat in secunda in care inregistrezi incasarea sau plata.
Ce se intampla, conform legii, la fiecare incasare
Pasii pe care un administrator ii face manual — si pe care CondoFlow ii executa automat, in aceeasi secunda:
Chitanta
📜 Legea: pentru FIECARE suma incasata in numerar se intocmeste chitanta, semnata de casier — documentul justificativ al incasarii.
⚡ CondoFlow: chitanta se emite si se numeroteaza automat la inregistrarea incasarii, cu PDF descarcabil si arhivare in contul asociatiei.
Registrul de casa
📜 Legea: chitanta se inregistreaza in registrul de casa, care trebuie sa reflecte zilnic incasarile, platile si soldul — iar soldul scriptic trebuie sa corespunda cu numerarul fizic.
⚡ CondoFlow: operatiunea intra automat in registrul de casa, cu soldul recalculat instant, dupa fiecare operatiune.
Registrul-jurnal
📜 Legea: fiecare operatiune se inregistreaza cronologic in registrul-jurnal de incasari si plati, pe baza documentului justificativ.
⚡ CondoFlow: nota contabila se posteaza automat in registrul-jurnal in momentul operatiunii — fara nicio inregistrare manuala.
Fisa apartamentului
📜 Legea: incasarea stinge datoria apartamentului din lista de plata; evidenta pe apartament trebuie tinuta la zi, cu restantele si penalizarile lor.
⚡ CondoFlow: plata se aloca automat pe listele apartamentului (cele mai vechi primele), fisa si restantele se actualizeaza pe loc.
Evidenta fondurilor
📜 Legea: fondurile asociatiei se evidentiaza SEPARAT de cheltuielile curente, pe fond si pe apartament, cu sold propriu.
⚡ CondoFlow: sumele pentru fonduri din incasare ajung automat in registrul fondului respectiv, pe apartamentul platitor.
Plafonul de numerar
📜 Legea: numerarul din casierie e plafonat; excedentul se depune la banca, pe baza de document de casa (dispozitie/foaie de varsamant).
⚡ CondoFlow: te avertizeaza la atingerea plafonului si genereaza depunerea la banca dintr-un click — cu inregistrarile de casa si banca create automat.
Situatia activ-pasiv
📜 Legea: soldurile (casa, banca, restante, fonduri, furnizori) trebuie sa se inchida — totalul elementelor de activ egal cu totalul elementelor de pasiv, verificat de cenzor.
⚡ CondoFlow: situatia soldurilor se genereaza oricand, echilibrata 1:1, pentru ca fiecare operatiune si-a facut deja toate inregistrarile.
La fel si pentru plati
Plata unei facturi
Dispozitia de plata (cod 14-4-4) sau ordinul de plata se genereaza automat, factura furnizorului se marcheaza achitata, registrul de casa/banca si jurnalul se actualizeaza singure.
Plata salariilor
Statul de plata cu CAS, CASS si impozit, dispozitiile de plata si inregistrarile in registre — generate automat din modulul de salarizare.
Depunerea la banca
La atingerea plafonului de numerar (Legea 70/2015), depunerea creeaza automat iesirea din casa, intrarea in banca si nota din jurnal.
Intrebari frecvente
Ce documente cere legea la o incasare in numerar? +
Chitanta (OMFP 2634/2015, cod 14-4-1), semnata de casier, inregistrata in registrul de casa si apoi in registrul-jurnal (OMFP 3103/2017). In paralel se actualizeaza evidenta pe apartament si, daca suma contine cote de fond, registrele fondurilor (Legea 196/2018). CondoFlow face automat intregul lant, dintr-o singura operatiune.
Dar la o plata catre un furnizor? +
Plata se face pe baza documentului justificativ (factura), cu dispozitie de plata pentru numerar (cod 14-4-4) sau ordin de plata pentru banca; se inregistreaza in registrul de casa sau de banca si in registrul-jurnal, iar factura se marcheaza achitata. In CondoFlow, toate aceste inregistrari se creeaza automat la confirmarea platii.
Ce risc exista daca lipsesc inregistrarile? +
La controlul cenzorului sau al organelor fiscale, lipsa chitantelor, a registrului de casa la zi sau neconcordanta soldurilor (activ diferit de pasiv) atrag sanctiuni si raspunderea administratorului. Automatizarea elimina exact aceste scapari: nu se poate „uita" o inregistrare.
Pot vedea fiecare inregistrare generata automat? +
Da — fiecare operatiune are lantul ei vizibil: chitanta PDF, randul din registrul de casa, nota din registrul-jurnal, alocarea pe listele apartamentului si miscarile de fond. Totul e trasabil si arhivat.
Se respecta ordinea legala de stingere a datoriilor? +
Da — platile sting mai intai restantele cele mai vechi, iar penalizarile se calculeaza si se evidentiaza separat, in fondul de sume speciale, conform Legii 196/2018 (art. 77).
Cat costa? +
Automatizarea contabila este inclusa in abonamentul CondoFlow — nu se plateste separat. Testezi gratuit 30 de zile, fara card bancar.
Contabilitatea care nu uita niciodata o inregistrare
30 de zile gratuit, fara card bancar. Iti migram si datele existente.
Incepe gratuitVezi si: toate rapoartele generate automat · reconcilierea bancara cu AI · toate functionalitatile