Cum să gestionezi documentele și procesele verbale

Gestionarea corectă a documentelor asociației este o obligație legală și un element esențial de transparență. CondoFlow oferă o bibliotecă digitală organizată pe categorii, cu control de acces și arhivare pe termen lung pentru toate documentele asociației.

Organizarea documentelor

CondoFlow structurează documentele în categorii predefinite:

• Acte constitutive — statut, acord de asociere, certificat de înregistrare fiscală
• Regulamente — regulamentul intern, regulamentul de ordine interioară
• Procese verbale — minutele adunărilor generale și ale comitetului executiv
• Hotărâri AGA — toate hotărârile adoptate în adunări generale
• Contracte — contractele cu furnizorii, contractul de administrare
• Rapoarte financiare — balanțe lunare, rapoarte anuale de gestiune
• Corespondență oficială — scrisori, notificări oficiale

Încărcarea documentelor

Pasul 1: Selectează categoria

Din Documente, navighează la categoria potrivită și apasă Încarcă document.

Pasul 2: Completează detaliile

• Titlul — descriptiv (ex: „Proces verbal AGA 15 martie 2025")
• Data documentului
• Descrierea — un rezumat al conținutului
• Vizibilitate — public (vizibil pentru locatari) sau intern (doar pentru administrație)

Pasul 3: Încarcă fișierul

Atașează fișierul în format PDF, DOC, XLS sau JPG. CondoFlow acceptă fișiere de până la 25MB.

Controlul accesului

Fiecare document poate avea nivel de acces diferit:

• Public — vizibil tuturor locatarilor din secțiunea Documente
• Restricționat — vizibil doar membrilor comitetului executiv
• Intern — vizibil doar administratorului