Cum să înregistrezi facturile de la furnizori

Gestionarea facturilor de la furnizori este o activitate critică pentru orice administrator de bloc. CondoFlow centralizează toate facturile primite, facilitează scanarea și arhivarea documentelor și pregătește automat datele pentru facturarea către locatari. Acest ghid îți arată cum să folosești eficient aceste funcționalități.

Adăugarea unui furnizor nou

Înainte de a înregistra facturi, asigură-te că furnizorul este configurat în sistem:

1. Navighează la Furnizori din meniul lateral
2. Apasă Adaugă furnizor
3. Completează datele: denumire, CUI, adresă, cont bancar, contact
4. Selectează categoria furnizorului (utilități, servicii, materiale)

Înregistrarea unei facturi

Pasul 1: Creează înregistrarea facturii

Din secțiunea Furnizori > Facturi primite, apasă Adaugă factură și completează:

• Furnizorul — selectează din lista configurată
• Numărul facturii și data emiterii
• Data scadentă pentru plata către furnizor
• Suma totală (cu TVA, dacă este cazul)
• Descrierea serviciului sau produsului facturat

Pasul 2: Încarcă documentul original

Atașează scanarea sau fotografia facturii originale. CondoFlow acceptă formate PDF, JPG și PNG. Documentul va fi arhivat digital și asociat înregistrării contabile.

Pasul 3: Alocă cheltuiala

Selectează tipul de cheltuială și metoda de repartizare pentru această factură. Sistemul va utiliza aceste informații la generarea facturilor de întreținere către locatari.

Integrarea cu e-Factura ANAF

CondoFlow suportă integrarea cu sistemul e-Factura ANAF. Facturile electronice primite prin SPV (Spațiul Privat Virtual) pot fi importate automat în platformă:

• Datele furnizorului sunt preluate automat din factura electronică
• Sumele și detaliile sunt completate fără intervenție manuală
• Documentul XML este arhivat alături de factura PDF

Gestionarea plăților către furnizori

Din fiecare înregistrare de factură, poți marca plata efectuată:

1. Apasă Înregistrează plata
2. Introdu data plății și metoda (transfer bancar, numerar)
3. Atașează dovada plății (ordin de plată, extras de cont)

Rapoarte furnizori

Secțiunea de rapoarte îți oferă o vedere de ansamblu asupra cheltuielilor pe furnizori: totaluri lunare, comparații între perioade și ponderea fiecărui furnizor în cheltuielile totale ale asociației.