Art. 11 din Legea 82/1991 — Interdicția activelor și operațiunilor neînregistrate

Ce înseamnă, practic

Ce spune, pe scurt, articolul 11

Articolul stabilește o regulă absolută pentru orice entitate care ține contabilitate, inclusiv asociațiile de proprietari: nimic din ceea ce ține de patrimoniu sau de bani nu poate exista „în afara” contabilității. Textul interzice două lucruri distincte, dar legate între ele:

• Deținerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor și datoriilor fără să fie înregistrate în contabilitate — indiferent dacă bunul sau creanța este în proprietate, în folosință, în custodie, primit gratuit etc.
• Efectuarea de operațiuni economico-financiare fără să fie înregistrate în contabilitate — adică orice încasare, plată, transfer, cheltuială sau tranzacție.

Ce înseamnă practic pentru o asociație de proprietari

Fiecare leu care intră sau iese și fiecare bun sau datorie a asociației trebuie să apară în evidența contabilă. Concret:

• Banii încasați de la proprietari (întreținere, fond de rulment, fond de reparații, penalități) trebuie înregistrați integral, în momentul încasării, nu „ținuți deoparte” în casă sau în cont fără să fie trecuți în registre.
• Plățile către furnizori (utilități, salarii, servicii, reparații) trebuie înregistrate pe baza documentelor justificative, chiar dacă sunt achitate în numerar.
• Bunurile asociației (unelte, echipamente, materiale de întreținere, casa de marcat, chiar și dacă sunt primite ca donație) intră în evidența patrimoniului.
• Datoriile asociației către furnizori, bugetul de stat sau angajați, ca și creanțele asupra proprietarilor restanțieri, trebuie ținute la zi în contabilitate.

Cine răspunde

Obligația de a înregistra totul revine persoanelor care conduc și țin contabilitatea asociației — în practică, administratorul (care întocmește documentele primare) și, după caz, persoana care ține contabilitatea în partidă simplă sau dublă. Comitetul executiv și președintele au rolul de a se asigura că evidența este completă, iar cenzorul verifică periodic dacă toate operațiunile și bunurile sunt reflectate corect în registre.

Greșeli frecvente de interpretare

• „Sumele mici nu contează.” Articolul nu face nicio distincție după valoare — orice sumă și orice operațiune trebuie înregistrată.
• „Dacă avem chitanța, e suficient.” Documentul justificativ este necesar, dar nu înlocuiește înregistrarea în registrele contabile (registrul de casă, registrul-jurnal etc.).
• „Bunurile primite gratuit nu sunt ale asociației.” Textul spune expres „cu orice titlu” — deci și cele primite ca donație sau puse la dispoziție trebuie evidențiate.
• „Banii ținuți temporar în afara casieriei nu sunt o problemă.” Orice sumă deținută de asociație, indiferent unde, trebuie să apară în contabilitate.