Cum să generezi facturile lunare de întreținere

Generarea facturilor lunare de întreținere este procesul central al activității de administrare. CondoFlow automatizează calcule complexe de repartizare, elimină erorile manuale și distribuie facturile instant către toți locatarii. Acest ghid îți arată cum să parcurgi întreg procesul, de la configurarea cheltuielilor până la trimiterea facturilor finale.

Pregătirea pentru facturare

Înainte de a genera facturile, asigură-te că ai parcurs următorii pași:

1. Toate facturile de la furnizori pentru luna curentă sunt înregistrate
2. Citirile contoarelor sunt colectate și validate
3. Plățile primite sunt înregistrate și reconciliate
4. Eventualele ajustări sau corecții sunt efectuate

Configurarea cheltuielilor

Tipuri de cheltuieli și metode de repartizare

CondoFlow suportă toate metodele de repartizare prevăzute de legislație:

• Per apartament — sumă egală pentru fiecare apartament (ex: fond rulment)
• Per persoană — repartizat în funcție de numărul de persoane (ex: apă caldă fără contor)
• Per consum — bazat pe citirea contoarelor individuale (ex: apă rece cu contor)
• Per cotă indiviză — conform cotei-parte din proprietatea comună

Adăugarea cheltuielilor lunare

Din secțiunea Facturare > Cheltuieli lunare, adaugă fiecare cheltuială:

1. Selectează tipul cheltuielii din catalogul predefinit
2. Introdu suma totală conform facturii de la furnizor
3. Selectează metoda de repartizare
4. Verifică previzualizarea repartizării pe apartamente

Generarea facturilor

Pasul 1: Verifică sumarul cheltuielilor

Din pagina Facturare > Generare facturi, verifică sumarul tuturor cheltuielilor pentru luna curentă. CondoFlow afișează totalul cheltuielilor, repartizarea pe categorii și comparația cu luna precedentă.

Pasul 2: Previzualizează facturile

Apasă Previzualizare pentru a vedea factura fiecărui apartament înainte de generarea finală. Verifică dacă sumele sunt corecte, dacă penalizările sunt calculate corect și dacă nu există anomalii.

Pasul 3: Generează și distribuie

Apasă Generează facturile. CondoFlow va crea facturile pentru toate apartamentele și le va distribui automat locatarilor prin email și notificări în aplicație.

Automatizări disponibile

CondoFlow oferă mai multe automatizări care simplifică procesul de facturare:

• Cheltuieli recurente — se preiau automat luna de luna
• Calcul penalizări — conform setărilor configurate
• Diferențe consum — calculul automat al diferenței între contorul general și suma contoarelor individuale
• Distribuire automată — facturile sunt trimise instant către locatari