Comitetul executiv al asociației de proprietari se întrunește în ședințe cel puțin o dată pe lună, iar deciziile adoptate trebuie consemnate în registrul unic de procese-verbale al asociației, potrivit art. 55-57 din Legea nr. 196/2018. Procesul-verbal al ședinței este documentul care dovedește legalitatea deciziilor: cine a fost prezent, ce puncte s-au dezbătut și cu ce voturi s-a adoptat fiecare decizie. Lipsa lui poate duce la contestarea măsurilor luate de comitet și la sancțiuni la controalele autorităților locale.
Modelul de mai jos acoperă întreaga structură cerută de lege: tabelul de prezență cu semnăturile membrilor, ordinea de zi, rezumatul discuțiilor și grila deciziilor cu voturile pentru, împotrivă și abțineri. În CondoFlow, documentul se completează direct online, cu datele asociației, ale membrilor comitetului și ale ședinței precompletate automat, apoi se semnează electronic și se descarcă în format PDF, gata de înscris în registrul unic.
Când folosești acest model
- ✓La fiecare ședință lunară ordinară a comitetului executiv, obligatorie potrivit art. 55-57 din Legea nr. 196/2018
- ✓Când comitetul executiv adoptă decizii care trebuie consemnate în registrul unic de procese-verbale (aprobarea unor cheltuieli, contracte, măsuri împotriva restanțierilor)
- ✓La ședințele extraordinare convocate de președinte pentru probleme urgente ale condominiului
- ✓Când asociația trebuie să dovedească, la un control al primăriei sau într-un litigiu, că deciziile comitetului au fost adoptate legal, cu cvorum și voturi consemnate
- ✓Când proprietarii sau cenzorul solicită accesul la evidența deciziilor comitetului executiv
Ce trebuie să conțină / cum se completează
- Completează datele de identificare: denumirea asociației de proprietari (așa cum apare în actul de înființare), adresa sediului, localitatea și județul/sectorul, apoi numărul procesului-verbal — numărul de ordine din registrul unic de procese-verbale al asociației.
- Precizează data ședinței, ora de începere și locul desfășurării (ex. sediul asociației), apoi alege din listă modul de convocare: convocare scrisă, e-mail, telefon/SMS sau ședință ordinară lunară stabilită anterior.
- Consemnează prezența: numărul total al membrilor comitetului executiv și numărul celor prezenți, apoi listează membrii câte unul pe linie, în formatul „Nume și prenume | Funcția | Prezent/Absent | Semnătura”. Dacă participă invitați fără drept de vot (administrator, cenzor), trece-i în câmpul dedicat.
- Scrie ordinea de zi cu punctele numerotate, câte unul pe linie (ex. „1. Analiza listelor de plată; 2. Aprobarea ofertei pentru reparația acoperișului”).
- Rezumă discuțiile purtate pe fiecare punct (cine a luat cuvântul, propuneri, obiecții), apoi completează deciziile adoptate câte una pe linie, în formatul „Nr. decizie | Conținutul deciziei | Voturi pentru | Împotrivă | Abțineri”.
- Adaugă, dacă este cazul, alte mențiuni (sarcini, termene, data următoarei ședințe), apoi completează numele președintelui asociației și numele persoanei care a întocmit procesul-verbal — ambii semnează documentul final.
Temei legal
Procesul-verbal al ședinței comitetului executiv se întocmește în temeiul art. 55-57 din Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor, cu modificările și completările ulterioare. Potrivit acestor prevederi, comitetul executiv — format din membri aleși de adunarea generală în condițiile art. 55 — se întrunește în ședințe cel puțin o dată pe lună, iar deciziile adoptate se consemnează în registrul unic de procese-verbale al asociației de proprietari.
Deciziile comitetului executiv se adoptă în limitele atribuțiilor prevăzute de art. 55 din Legea nr. 196/2018, de statutul asociației și de hotărârile adunării generale a proprietarilor, cu votul majorității membrilor prezenți. Ele se aduc la cunoștința proprietarilor și se pun în aplicare prin grija președintelui asociației și, după caz, a administratorului.
Vezi ghidul complet Legea 196/2018 →