Cum să faci reconcilierea bancară în CondoFlow

Reconcilierea bancară este procesul prin care verifici că toate tranzacțiile din contul bancar al asociației corespund cu plățile înregistrate în CondoFlow. Acest proces, tradițional consumator de timp, este simplificat dramatic prin funcționalitățile de import automat și potrivire inteligentă ale platformei.

De ce este importantă reconcilierea bancară

Reconcilierea regulată asigură:

• Acuratețea evidenței financiare — toate plățile sunt corect înregistrate
• Detectarea erorilor — identifică plăți lipsă sau duplicate
• Transparență — demonstrează locatarilor că fiecare leu este contabilizat
• Conformitate legală — obligatorie conform normelor contabile

Importul extrasului bancar

Pasul 1: Descarcă extrasul de cont

Accesează internet banking-ul băncii și descarcă extrasul de cont în unul din formatele suportate:

• CSV — format universal, suportat de toate băncile
• TXT — format text pentru extrase simplificate

Pasul 2: Importă extrasul în CondoFlow

Navighează la Reconciliere bancară și apasă Import extras. Selectează fișierul descărcat și configurează parametrii de import (cont bancar, perioadă).

Pasul 3: Revizuiește tranzacțiile importate

CondoFlow va afișa toate tranzacțiile din extras. Fiecare tranzacție este clasificată automat:

• Potrivită automat — asociată cu o plată existentă în sistem
• Sugerată — potrivire probabilă, necesită confirmare
• Nepotrivită — necesită alocare manuală

Potrivirea manuală a tranzacțiilor

Pentru tranzacțiile nepotrivite automat:

1. Selectează tranzacția din lista de nepotrivite
2. Caută locatarul după nume, sumă sau referință
3. Asociază tranzacția cu factura corespunzătoare
4. Confirmă potrivirea

Rezolvarea discrepanțelor

Discrepanțele comune și modul de rezolvare:

• Sumă diferită — locatarul a plătit mai mult sau mai puțin. Înregistrează ca plată parțială sau supraplată
• Plată neidentificată — verifică referința și contactează locatarul pentru clarificare
• Plată duplicată — verifică dacă există dublu-plată și inițiază rambursarea

Finalizarea reconcilierii

După potrivirea tuturor tranzacțiilor, soldul din CondoFlow trebuie să corespundă cu soldul din extrasul bancar. Apasă Finalizează reconcilierea pentru a închide perioada.