Cum să înregistrezi plățile locatarilor în CondoFlow

Evidența corectă a plăților primite de la locatari este fundamentală pentru o administrare transparentă. CondoFlow simplifică înregistrarea plăților, generează automat chitanțe și oferă instrumente puternice de reconciliere. Acest ghid te ghidează prin întregul proces.

Metode de înregistrare a plăților

CondoFlow oferă mai multe modalități de a înregistra plățile locatarilor:

• Înregistrare manuală — pentru plățile în numerar sau transferuri individuale
• Import extras bancar — importă toate tranzacțiile dintr-un extras și le asociază automat
• Plăți online — înregistrate automat când locatarul plătește prin platformă

Înregistrarea manuală a unei plăți

Pasul 1: Accesează secțiunea Plăți

Din meniul lateral, navighează la Plăți > Înregistrare plată.

Pasul 2: Selectează locatarul și factura

Caută locatarul după nume sau numărul apartamentului. Sistemul va afișa automat facturile restante ale locatarului selectat. Poți aloca plata la una sau mai multe facturi.

Pasul 3: Introdu detaliile plății

• Suma plătită — poate fi egală, mai mică (plată parțială) sau mai mare decât factura
• Data plății
• Metoda de plată — numerar, transfer bancar, card
• Referința — număr chitanță sau referință tranzacție

Pasul 4: Confirmă și generează chitanța

După confirmare, CondoFlow generează automat o chitanță electronică. Locatarul primește confirmarea pe email și poate vedea plata în contul său.

Gestionarea plăților parțiale și a supraplatelor

CondoFlow gestionează automat situațiile speciale:

• Plată parțială — suma este alocată facturii, iar restul rămâne ca sold restant
• Supraplată — excedentul este înregistrat ca avans și se aplică automat pe factura următoare
• Plată pentru facturi multiple — poți distribui o plată pe mai multe facturi restante

Import extras bancar

Funcționalitatea de import extras bancar accelerează dramatic procesul:

1. Descarcă extrasul de cont în format CSV
2. Importă fișierul în CondoFlow din secțiunea Reconciliere bancară
3. Sistemul identifică automat plățile pe baza referinței sau numelui
4. Verifică și confirmă asocierile propuse