Art. 9 din Legea 82/1991 — Documentele oficiale — situațiile financiare

Ce înseamnă, practic

Articolul 9 stabilește care sunt documentele oficiale prin care o entitate (inclusiv o asociație de proprietari, care intră între persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1)-(4)) își prezintă activitatea economico-financiară. Practic, aceste documente sunt cele care „vorbesc" oficial despre banii asociației în fața proprietarilor, a autorităților și a oricărui terț interesat.

Ce spune articolul, pe scurt

• Alin. (1) — regula generală: documentele oficiale de prezentare a activității economico-financiare sunt situațiile financiare anuale, întocmite potrivit reglementărilor contabile aplicabile. Ele trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare, a performanței financiare și a altor informații referitoare la activitatea desfășurată.
• Alin. (2) — instituțiile publice: pentru acestea, documentul oficial care prezintă patrimoniul aflat în administrarea statului și a unităților administrativ-teritoriale, precum și execuția bugetului de venituri și cheltuieli, este situația financiară trimestrială și anuală.
• Alin. (3) — grupurile de societăți: societățile-mamă, definite ca atare în reglementările contabile aplicabile grupurilor, întocmesc și prezintă și situații financiare anuale consolidate, în condițiile prevăzute de acele reglementări.

Ce înseamnă în practică pentru o asociație de proprietari

Asociația, ca persoană juridică fără scop patrimonial, se încadrează la regula generală de la alin. (1): documentul ei oficial care rezumă activitatea economico-financiară a unui an este situația financiară anuală. Aceasta este întocmită potrivit reglementărilor contabile aplicabile asociației și trebuie să ofere o imagine fidelă — adică reală, clară și completă — a poziției și performanței financiare.

Cine ce face:

• Administratorul ține contabilitatea și pregătește documentele pe baza cărora se întocmește situația financiară anuală.
• Cenzorul verifică gestiunea și corectitudinea datelor din documentele oficiale.
• Președintele și comitetul executiv răspund de prezentarea documentului oficial către adunarea generală și către autoritățile prevăzute de lege.

Greșeli frecvente de interpretare

• A confunda listele lunare de plată sau evidențele interne cu documentul oficial anual — acestea sunt utile în administrarea curentă, dar nu înlocuiesc situația financiară anuală prevăzută la alin. (1).
• A crede că regula trimestrială de la alin. (2) se aplică tuturor entităților — textul o rezervă expres instituțiilor publice.
• A extinde obligația de consolidare de la alin. (3) în afara sferei prevăzute — ea vizează doar societățile-mamă definite în reglementările contabile aplicabile grupurilor.
• A trata „imaginea fidelă" ca pe o simplă formalitate: ea presupune ca cifrele să reflecte realitatea, fără omisiuni sau înfrumusețări.