Art. 6 din Legea 82/1991 — Documentul justificativ și răspunderea

Ce înseamnă, practic

Ce spune articolul, pe scurt

Articolul 6 din Legea contabilității stabilește o regulă de bază, care se aplică și asociațiilor de proprietari: orice operațiune cu bani sau bunuri trebuie pusă pe hârtie în chiar momentul în care se întâmplă. Actul întocmit atunci (chitanță, factură, bon, dispoziție de plată/încasare, notă de recepție etc.) devine document justificativ și este singura bază legală pentru înregistrarea operațiunii în contabilitate.

Ce înseamnă practic pentru asociație

• Nicio operațiune fără document. Când administratorul încasează întreținerea, plătește o factură a furnizorului, cumpără becuri sau ridică bani din bancă, trebuie să existe un document întocmit chiar în acel moment — nu ulterior, nu „la sfârșitul lunii”.
• Documentul justificativ = temeiul înregistrării. Fără el, suma respectivă nu poate fi trecută legal în registrul-jurnal, în registrul de casă sau în situația veniturilor și cheltuielilor.
• Momentul contează. Textul spune clar „în momentul efectuării ei”. Documentele reconstituite mult mai târziu, „din memorie”, nu îndeplinesc această condiție.

Cine răspunde pentru document

Alineatul (2) arată că un document justificativ angajează răspunderea mai multor persoane simultan, în funcție de rolul fiecăreia:

• persoana care l-a întocmit (de regulă administratorul sau casierul);
• persoana care l-a vizat (de exemplu, cel care confirmă că bunul/serviciul a fost primit sau că plata este justificată);
• persoana care l-a aprobat (de regulă președintele sau comitetul executiv, în funcție de statut și de valoarea operațiunii);
• persoana care l-a înregistrat în contabilitate.

Fiecare răspunde pentru partea sa: cel care a semnat că a primit marfa nu se poate ascunde în spatele celui care a aprobat plata, iar cel care a înregistrat suma răspunde pentru corectitudinea înregistrării, nu pentru realitatea operațiunii în sine.

Greșeli frecvente de interpretare

• „Documentul se face când am timp.” Textul cere consemnarea în momentul efectuării operațiunii, nu retroactiv.
• „Răspunde doar administratorul.” Legea vorbește expres despre răspunderea celor care întocmesc, vizează, aprobă și înregistrează — deci și președintele care aprobă, și cenzorul dacă vizează, pot fi trași la răspundere pentru rolul lor.
• „Dacă suma e mică, merge și fără hârtie.” Articolul nu face nicio distincție după valoare — „orice operațiune economico-financiară” intră sub această regulă.
• Confuzia dintre semnături. A întocmi, a viza, a aprobă și a înregistra sunt patru acțiuni distincte, cu răspunderi distincte; ele nu trebuie efectuate de aceeași persoană.