Cum să organizezi adunarea generală — pregătire online, hotărâri conform legii

Adunarea Generală a Asociației (AGA) este organul suprem de decizie al asociației de proprietari. Legea 196/2018 cere ca hotărârile să fie adoptate în ședința legal convocată, cu prezență personală sau prin împuternicire scrisă și semnată — de aceea CondoFlow digitalizează tot ce se poate digitaliza legal: convocarea și documentele ei, distribuirea materialelor, votul CONSULTATIV prealabil, calculul cvorumului și generarea procesului-verbal, pregătit pentru semnăturile olografe.

Ce spune legea, pe scurt

• Convocarea se face cu cel puțin 10 zile înainte, prin afișare la avizier însoțită de tabel nominal semnat sau prin scrisoare recomandată (art. 47 din Legea 196/2018).
• Hotărârile valabile se adoptă în adunarea legal întrunită, cu participare personală sau prin împuternicire scrisă și semnată (art. 48). Un vot exprimat exclusiv online nu produce, în stadiul actual al legii, o hotărâre opozabilă.
• Dacă nu se întrunește cvorumul (jumătate plus unu din membrii asociației), adunarea se reconvoacă, iar la a doua convocare hotărârile se pot adopta cu majoritatea celor prezenți.
• Procesul-verbal se semnează olograf de cei îndreptățiți; documentele ședinței se păstrează la dosarul asociației.

Pregătirea adunării generale

Pasul 1: Creează sesiunea AGA

Din Adunări generale, apasă Programează AGA:

• Tipul — ordinară (anuală) sau extraordinară
• Data și ora — cu minimum 10 zile înainte de ședință (termenul legal de convocare; CondoFlow îl validează automat)
• Locul — ședința se ține cu prezență fizică; transmisia video în paralel e utilă pentru informare, dar votul care produce hotărâri se exprimă în ședință sau prin împuternicire scrisă
• Cvorumul necesar — jumătate plus unu din membrii asociației, calculat automat pe cotele-părți

Pasul 2: Stabilește ordinea de zi

Adaugă punctele de pe ordinea de zi, fiecare cu:

• Titlul punctului
• Descrierea detaliată a propunerii
• Documente suport (buget propus, oferte de preț, rapoarte)
• Majoritatea cerută de lege sau de statut pentru acel tip de hotărâre

Pasul 3: Generează și distribuie convocarea

CondoFlow generează automat documentele cerute de art. 47: convocatorul cu ordinea de zi, tabelul nominal de convocare (pentru semnături la afișarea la avizier) și modelele de împuternicire scrisă pentru proprietarii care nu pot participa. În paralel, convocarea pleacă și pe email + notificare în aplicație, iar locatarii își pot anunța participarea — util pentru estimarea cvorumului, fără a înlocui convocarea legală.

Înainte și în timpul adunării

Votul consultativ online

Pentru fiecare punct de pe ordinea de zi poți deschide, înainte de ședință, o sesiune de vot electronic consultativ cu verificare de identitate. Afli din timp poziția proprietarilor și pregătești discuția — dar rezultatul este orientativ: hotărârea valabilă se adoptă în ședință, cu prezență personală sau împuternicire scrisă și semnată, conform art. 48.

Monitorizarea cvorumului

La ședință, CondoFlow calculează cvorumul în timp real pe baza prezenței consemnate (personal sau prin împuternicire) și a cotelor-părți. Dacă nu se întrunește cvorumul, platforma te ajută să generezi documentele de reconvocare — la a doua convocare, hotărârile se pot adopta cu majoritatea celor prezenți.

După adunare

Procesul-verbal și executarea hotărârilor

CondoFlow generează procesul-verbal din ordinea de zi și rezultatele consemnate, pregătit pentru semnăturile olografe. Fișa de prezență cu participanții și împuternicirile se descarcă din platformă, iar fiecare hotărâre adoptată intră în modulul de urmărire a execuției — cu responsabil și termen.