Art. 4 din OMFP 2634/2015 — Modelele documentelor financiar-contabile

Ce înseamnă, practic

Articolul 4 din OMFP 2634/2015 stabilește de unde iei modelele documentelor financiar-contabile pe care le folosești în asociația de proprietari și cât de mult le poți adapta la specificul tău. Este un articol scurt, dar cu implicații practice pentru munca de zi cu zi a administratorului și cenzorului.

Ce spune, pe scurt

• Alin. (1): modelele oficiale ale documentelor financiar-contabile (chitanță, registru de casă, dispoziții de plată/încasare, fișe, jurnale etc.) sunt cuprinse în anexa nr. 3 a ordinului.
• Alin. (2): fiecare entitate poate adapta aceste modele, în funcție de necesități.
• Alin. (3): circuitul documentelor și numărul de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea și conducerea contabilității, aprobate de administratorul entității, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionării entității.

Ce înseamnă în practică pentru asociație

Pentru o asociație de proprietari, „entitate” înseamnă asociația însăși, iar „administratorul entității” din text se referă la persoana cu obligația gestionării — nu neapărat administratorul de bloc în sensul comun, ci persoana/organul care aprobă procedurile interne de contabilitate ale asociației.

• Descarcă și folosește modelele oficiale din anexa 3 (chitanță, registru de casă, listă de plată etc.) — sunt punctul de plecare corect.
• Poți adapta formatul (adaugi coloane, câmpuri suplimentare, siglă, detalii utile pentru asociație), atâta timp cât păstrezi informațiile din model.
• Trebuie să existe proceduri proprii scrise și aprobate care să descrie pe unde circulă fiecare document (cine îl întocmește, cine îl semnează, cine îl arhivează) și în câte exemplare se întocmește.

Greșeli frecvente de interpretare

• „Adaptare” nu înseamnă că poți renunța la elementele obligatorii ale documentului — textul permite adaptarea la necesități, nu eliminarea conținutului cerut de model.
• Circuitul documentelor și numărul de exemplare nu sunt lăsate la voia întâmplării: trebuie stabilite formal, prin proceduri proprii aprobate de persoana care răspunde de gestiune.
• Faptul că modelele sunt „adaptabile” nu te scutește să folosești un document — dacă anexa 3 prevede un anumit tip de formular pentru o operațiune, acela trebuie folosit (în forma standard sau adaptată).