Art. 5 din OMFP 2634/2015 — Documente păstrate 5 ani în arhivă

Ce înseamnă, practic

Ce spune articolul, pe scurt

Articolul 5 din OMFP 2634/2015 stabilește o categorie aparte de documente financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani în arhivă. Lista concretă a acestor documente se regăsește în anexa nr. 4 a ordinului, iar obligația privește entitățile prevăzute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare — categorie în care intră și asociațiile de proprietari, ca persoane care aplică reglementările contabile.

De când se numără cei 5 ani

Textul este foarte precis: termenul de 5 ani curge de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia documentele au fost întocmite, nu de la data documentului în sine. Practic, dacă un document a fost întocmit oricând în cursul anului 2026, cei 5 ani încep să curgă de la 31 decembrie 2026, iar documentul trebuie păstrat cel puțin până la finalul anului 2031.

Cine trebuie să respecte regula

• Administratorul asociației — care întocmește și gestionează efectiv documentele financiar-contabile.
• Președintele și comitetul executiv — care răspund de organizarea arhivei și de predarea-primirea documentelor la schimbarea administratorului.
• Cenzorul — care verifică modul de întocmire și de păstrare a documentelor.

Ce înseamnă concret pentru asociația de proprietari

• Documentele din anexa nr. 4 a ordinului nu se distrug la sfârșitul anului în care au fost întocmite; ele intră într-un regim de arhivare de 5 ani.
• Termenul de 5 ani este un minim legal stabilit prin acest articol pentru documentele din această categorie; el nu se aplică documentelor pentru care alte articole ale ordinului sau alte acte normative prevăd termene diferite.
• Anul de referință este exercițiul financiar în care s-a întocmit documentul, deci arhiva ar trebui organizată pe ani financiari, pentru ca termenele să poată fi urmărite ușor.

Greșeli frecvente de interpretare

• A crede că cei 5 ani se numără de la data documentului — textul spune clar că se numără de la încheierea exercițiului financiar în cursul căruia a fost întocmit.
• A aplica termenul de 5 ani tuturor documentelor financiar-contabile — articolul se referă strict la categoria din anexa nr. 4; alte documente au propriile termene, stabilite prin alte articole.
• A distruge documentele imediat după împlinirea celor 5 ani, fără a verifica dacă mai există un temei (ex. un control în curs, un litigiu) care ar impune păstrarea în continuare — articolul stabilește durata de arhivare, nu obligă la distrugere.