Art. 10 din OMFP 2634/2015 — Norme generale documente financiar-contabile

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României,

Partea I.

Anexa 1

ORDINUL NR. 2634/2015

NORME GENERALE din 5 noiembrie 2015

de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile

EMITENT: MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE

PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL nr. 910 din 9 decembrie 2015

Data intrarii in vigoare : 1 ianuarie 2016

Forma actualizata valabila la data de : 3 iunie 2020

Prezenta forma actualizata este valabila de la 1 ianuarie 2016 pana la

4 iunie 2020

A. Aspecte generale

1. Persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea

contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi

completările ulterioare (denumite în continuare entităţi), consemnează

operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în

documente justificative care stau la baza înregistrărilor în

contabilitate (în jurnale, fişe şi alte documente contabile, după

caz).

2. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele

elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei

juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;

- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii

economico-financiare (când este cazul);

- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este

necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-

financiare efectuate, după caz;

- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care

răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

3. În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie

să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu,

respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul

social, după caz.

4. Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate

pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în

care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în

vigoare.

5. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în

contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit,

vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în

contabilitate.

6. Documentele justificative provenite din tranzacţii/ operaţiuni

de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderou

de achiziţie/carnet de comercializare, pot fi înregistrate în

contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în

gestiune a bunurilor respective.

Carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol este

reglementat de Legea nr. 145/2014 pentru stabilirea unor măsuri de

reglementare a pieţei produselor din sectorul agricol.

7. În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru

prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de

norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea

trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în

acest scop, precum şi documentul prin care se face dovada plăţii

(dispoziţie de plată/încasare, chitanţă, ordin de plată, după caz).

8. În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată,

cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare

legea contabilităţii, contabilitatea se ţine în limba română şi în

moneda naţională. Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se

ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută, potrivit

reglementărilor elaborate în acest sens.

Prin valută se înţelege altă monedă decât moneda naţională.

9. Documentele financiar-contabile pot fi întocmite şi într-o altă

limbă şi altă monedă, dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un

act normativ.

10. Documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note etc.)

care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în

contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în

documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea

sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să

cuprindă elemente cu privire la:

- denumirea entităţii;

- data întocmirii documentului contabil;

- felul, numărul şi data documentului justificativ;

- sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;

- conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;

- semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor

contabile.

11. În condiţiile în care documentele financiar-contabile

(documentele justificative şi documentele contabile) sunt întocmite şi

preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de

prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element

obligatoriu. În astfel de situaţii trebuie să se stabilească prin

proceduri proprii modalităţi de identificare a persoanelor care au

iniţiat, dispus şi aprobat, după caz, efectuarea operaţiunilor

respective.

12. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente

pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia întocmirii

acestora potrivit prezentelor norme.

Prin document în format electronic se înţelege documentul care

conţine informaţiile prevăzute de prezentele norme şi care a fost emis

şi primit în format electronic.

13. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu

pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare

automată a datelor, după caz.

14. În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături,

modificări sau alte asemenea procedee, şi nici lăsarea de spaţii

libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a

cifrei greşite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra

corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se

confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul,

menţionându-se şi data efectuării corecturii.

15. În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit

corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau

se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de

utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se

anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează

operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor

fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului,

cât şi a primitorului.

Grupele de mijloace fixe corespund categoriilor contabile de

imobilizări corporale sau grupelor din Catalogul privind clasificarea

şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe, aprobat prin

Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările ulterioare.

16. În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor

informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise

numai înainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate în

listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac

modificări în fişiere sau în baza de date a entităţii) trebuie să fie

semnate de persoanele împuternicite de conducerea entităţii.

17. În cazul în care prelucrarea documentelor financiar-contabile

se face de către terţi (persoane fizice sau juridice), în relaţiile

dintre terţi şi entităţile beneficiare este necesar ca, pentru

efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate, să se

respecte următoarele reguli:

- documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de

către entităţile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor

înscrise în documentele respective;

- documentele contabile, întocmite de terţi pe baza documentelor

justificative, trebuie predate entităţilor beneficiare, împreună cu

documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau

convenţiile civile încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea

prelucrării datelor.

18. În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în celelalte

documente contabile a operaţiunilor economico-financiare consemnate în

documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în

contabilitate utilizate de entităţi, se poate face contarea

documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor

sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu

planul de conturi aplicabil.

19. Înregistrările în contabilitate se fac prin utilizarea

sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor sau manual.

20. Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac

pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe

baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente

justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi

natură şi din aceeaşi perioadă.

În cazul operaţiunilor contabile pentru care nu se întocmesc

documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe

bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau

note de calcul, după caz.

În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul

şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea

operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează

documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face

obiectul stornării.

21. Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin

respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de

intrare a acestora în entitate şi sistematic, în conturi sintetice şi

analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă

de înregistrare în contabilitate.

22. Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate în

funcţie de specificul şi necesităţile entităţilor, cu condiţia

respectării conţinutului de informaţii prevăzut la pct. 2, respectiv

pct. 10, precum şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora.

Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor

informatice de prelucrare automată a datelor. Numărul de exemplare al

documentelor financiar-contabile se stabileşte prin proceduri proprii,

în funcţie de necesităţile entităţilor.

23. În situaţia în care activitatea de întocmire a documentelor

financiar-contabile este încredinţată în baza unui contract de

prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele

proprii interne de întocmire şi utilizare a documentelor respective se

adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în

contract clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor

în aceste condiţii.

Entităţile pot stabili norme proprii de întocmire şi utilizare a

documentelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea să nu

contravină reglementărilor legale în vigoare.

24. Entităţile vor asigura un regim intern de numerotare a

documentelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care răspund de organizarea şi conducerea

contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană

sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi

gestionarea numerelor aferente;

- fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după

caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de

entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura

organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- entităţile vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau

alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona,

pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la

care se emite primul document.

25. Factura este document justificativ care stă la baza

înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economice.

Pentru operaţiunile economice pentru care, conform prevederilor

Codului fiscal, nu există obligaţia întocmirii facturii, înregistrarea

în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor

încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau

bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a

mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar,

notă de contabilitate etc., după caz.

26. Toate operaţiunile privind factura (întocmire, utilizare,

arhivare, corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor

Codului fiscal şi ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.

B. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute,

sustrase sau distruse

27. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile

economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente

originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

28. Pentru situaţii în care, prin reglementări speciale, se

prevede că documentul original trebuie să fie păstrat la altă

entitate, la înregistrarea în contabilitate se utilizează copia

documentului respectiv.

29. Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau

distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia

să aducă la cunoştinţă, în scris, în termen de 24 de ore de la

constatare, conducătorului entităţii (administratorului entităţii,

ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia

gestionării entităţii respective) situaţia constatată.

În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării,

conducătorul entităţii dispune încheierea unui proces-verbal care să

cuprindă:

- datele de identificare a documentelor dispărute;

- numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea

documentelor;

- data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor

respective.

Procesul-verbal se semnează de către:

- conducătorul entităţii;

- conducătorul compartimentului financiar-contabil al entităţii

sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie;

- persoana responsabilă cu păstrarea documentelor;

- şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea

documentelor, după caz.

Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducătorului

entităţii, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către

ceilalţi membri ai consiliului de administraţie, după caz.

În condiţiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a

fost

exemplar,

entitate

reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a

fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul

documentului că este reconstituit, şi stă la baza înregistrărilor în

contabilitate.

30. Ori de câte ori dispariţia documentelor poate constitui

infracţiune, se înştiinţează imediat organele de urmărire penală.

întocmit

într-un

singur

către

de

a

pentru

entităţii

conducătorului

31. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de

reconstituire".

Dosarul de reconstituire trebuie să conţină elementele care au

legătură cu constatarea şi reconstituirea documentelor dispărute, şi

anume:

- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia

documentelor;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau

distrugerii;

- dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada

sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;

-

scrisă

dispoziţia

reconstituirea documentelor;

- o copie a documentelor reconstituite.

32. În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă

entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitentă, prin

realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitentă.

În acest caz, entitatea emitentă va trimite entităţii solicitante, în

termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii,

documentul reconstituit.

33. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi

vizibil menţiunea "DUPLICAT", cu specificarea numărului şi a datei

dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie

baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale

(bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau

distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.

34. Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau

distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza în termen

de maximum 30 de zile de la constatare, iar, în caz de forţă majoră,

în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

35. În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul

reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal şi se păstrează

împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire.

C. Păstrarea şi arhivarea registrelor de contabilitate şi a

celorlalte documente financiar-contabile

36. Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor

de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a

documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în

contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.

Păstrarea

de

a

contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face,

după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile

secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-

contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie

în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii

nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică,

republicată.

justificative,

documentelor

registrelor

revine

financiar-contabile

În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul

programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra

pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în

vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie

de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor

contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către

operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de

servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea

documentelor

administratorului,

ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia

gestionării entităţii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile

trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani,

iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente

financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii

exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia

celor prevăzute la pct. 39 şi 40.

39. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe

o perioadă de 5 ani în condiţiile în care necesităţile proprii ale

entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

40. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor

bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada

corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.

41. În caz de încetare a activităţii societăţilor, documentele

financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii

societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu

prevederile legale în materie, după caz.

42. Arhivarea documentelor financiar-contabile în format hârtie se

face în conformitate cu prevederile legale şi cu respectarea

următoarelor reguli generale:

- documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;

- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi

sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă

acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate în

acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau

sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de

evidenţă, potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată,

în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă,

precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

43. Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-

contabile, al căror termen de păstrare prevăzut în prezentele norme a

expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor

proprii ale entităţii. În această situaţie se întocmeşte un proces-

verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul

de evidenţă al arhivei.

D. Registrele de contabilitate

D.1. Registrele de contabilitate obligatorii pentru entităţile

care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în

partidă dublă

44. Potrivit prevederilor legii contabilităţii, registrele de

contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1),

Registrul-inventar (cod 14-1-2) şi Cartea mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă

cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi completate

astfel încât să permită în orice moment identificarea şi controlul

operaţiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registre,

foi volante sau listări informatice, după caz.

Numerotarea paginilor registrelor se face în ordine crescătoare,

iar volumele se numerotează în ordinea completării lor.

45. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil

obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile

economico-financiare efectuate de entitate.

Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de

activitate (atelier, secţie etc.), pot fi recapitulate într-un

document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza

înregistrării în Registrul-jurnal.

Entităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operaţiunile de

casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării

facturilor etc.

Înregistrările din Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente

cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ,

explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice

debitoare

sumele

care

corespunzătoare operaţiunilor efectuate.

Entităţile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în

Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste

jurnale. Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control

şi pentru necesităţile entităţii.

46. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil

obligatoriu în care se înregistrează elementele de natura activelor,

datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate în funcţie de natura lor,

inventariate de entitate, potrivit legii.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a

fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de natura activelor,

datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în Registrul-inventar au

la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică

natura acestor elemente existente la sfârşitul exerciţiului financiar.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în

Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data

inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad

rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii

exerciţiului financiar.

47. Cartea mare (cod 14-1-3) este un document contabil obligatoriu

în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea

conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de natura

activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, la un moment dat.

Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi

înregistrat

creditoare

s-au

în

şi

conţine simbolul contului şi al conturilor corespondente (debitoare

sau creditoare), rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul

contului. Registrul Cartea mare poate conţine câte o filă pentru

fiecare cont sintetic utilizat de entitate. Acest registru stă la baza

întocmirii balanţei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru

operaţiuni diverse.

Listarea registrului Cartea mare se efectuează la cererea

organelor de control, precum şi pentru necesităţile entităţii.

D.2. Registrele de contabilitate obligatorii pentru persoanele

care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în

partidă simplă

48. Persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de

venit, definite de Codul fiscal, ale căror venituri sunt determinate

în sistem real şi care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor

contabilităţii în partidă simplă întocmesc Registrul-jurnal de

încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) şi Registrul-inventar (cod 14-1-2/b),

reglementate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 170/2015

pentru aprobarea reglementărilor contabile privind contabilitatea în

partidă simplă.

49. Persoanele prevăzute la art. 2 lit. a) din Ordinul ministrului

finanţelor publice nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor

contabile privind contabilitatea în partidă simplă şi care optează

pentru ţinerea evidenţei contabile pe baza regulilor contabilităţii în

partidă dublă întocmesc Registrul-jurnal (cod 14-1-1) şi Registrul-

inventar (cod 14-1-2). Întocmirea, editarea şi păstrarea registrelor

contabile şi a celorlalte documente financiar-contabile se efectuează

conform prezentelor norme.

E. Formele de înregistrare în contabilitate

50. Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul

de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care

servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a

operaţiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exerciţiului

financiar.

51. Principalele forme de înregistrare în contabilitate a

operaţiunilor economico-financiare în cazul unităţilor care conduc

contabilitatea în partidă dublă sunt: "pe jurnale", "maestru-şah" şi

forma combinată "maestru-şah cu jurnale".

52. În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe

jurnale", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

- Registrul-inventar (cod 14-1-2);

- Cartea mare (cod 14-1-3);

- jurnale auxiliare;

- Balanţa de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea

cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate în

documentele justificative. Pentru operaţiunile care nu au la bază

documente justificative se întocmeşte Nota de contabilitate (cod 14-6-

2/A).

aferente

întocmite

operaţiunile

Notele de contabilitate au la bază note justificative sau note de

calcul şi se înregistrează în mod cronologic în Registrul-jurnal.

Entităţile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operaţiuni,

cum sunt: operaţiuni de casă şi bancă, operaţiuni privind decontările

cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor, operaţiuni

privind salariile şi contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia

socială a şomerilor şi asigurările de sănătate, alte operaţiuni.

Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal

auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare

înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în

Registrul-jurnal.

Contabilitatea analitică se poate ţine fie direct pe aceste

jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare comune

(fişa de cont analitic pentru valori materiale, fişa de cont pentru

operaţiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.

Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul

lunii (perioadei) sau numai la sfârşitul lunii (perioadei), fie direct

pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor

centralizatoare

lunii

pentru

(perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.

Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare

contabilă care cuprinde toate conturile sintetice şi reflectă, la un

moment dat, existenţa şi mişcarea tuturor elementelor de natura

activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Cartea mare serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a

soldurilor conturilor şi stă la baza întocmirii balanţei de

verificare.

Pentru stabilirea rulajelor, în Cartea mare se preia rulajul

creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se

stabileşte prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi

corespondente ale jurnalelor.

Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în

funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv,

ţinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe

rândul destinat în acest scop.

Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru

verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor

efectuate şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi

cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se

întocmesc situaţiile financiare anuale şi raportările contabile

stabilite potrivit legii.

53. În cadrul formei de înregistrare "maestru-şah", principalele

registre şi formulare care se utilizează sunt:

- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

- Registrul-inventar (cod 14-1-2);

- Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a);

- Balanţa de verificare.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea

cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare consemnate în

documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare

"pe jurnale".

Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare

a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.

La sfârşitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din

Cartea mare (şah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor

sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalul sumelor

conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau

creditor al contului respectiv.

Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor comune

(fişa de cont pentru operaţiuni diverse, fişa de cont analitic pentru

valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în

acest scop.

Balanţa de verificare se întocmeşte pe baza totalurilor preluate

din Cartea mare (şah), respectiv din fişele deschise distinct pentru

fiecare cont sintetic.

Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitică se

pot întocmi balanţe de verificare analitice.

54. În cazul utilizării formei de înregistrare combinată "maestru-

şah cu jurnale", pe lângă formularele menţionate la forma de

înregistrare "maestru-şah", se utilizează jurnalele auxiliare

specifice formei de înregistrare "pe jurnale".

În Cartea mare (şah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile

lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată

rulajului debitor sau creditor, cât şi în coloanele conturilor

corespondente.

F. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în

activitatea financiar-contabilă

55. Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la

nivelul fiecărei entităţi trebuie să asigure prelucrarea datelor

înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările

contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi

tehnice.

56. Programele informatice utilizate în activitatea financiar-

contabilă trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor

financiar-contabile solicitate de organele de control.

57. La elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor fi

avute în vedere următoarele:

vigoare şi a posibilităţii de actualizare a acestor proceduri, în

funcţie de modificările intervenite în legislaţie;

protecţiei

confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;

intrare, intermediare sau de ieşire;

funcţionarea sistemului informatic;

procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;

financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie

produse-program,

neautorizat,

gestionarea

lor

asigurarea

realizarea

de

accesului

pachetelor

împotriva

efectuate în concordanţă strictă cu prevederile actelor normative care

le reglementează;

utilizat.

58. Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în

domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele

criterii considerate minimale:

informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;

în condiţii de siguranţă;

regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces

atât beneficiarii, cât şi organele de control;

bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine

cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice

eliminări sau adăugări ulterioare;

obţinute anterior;

respecte prevederile legii contabilităţii;

arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor

financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în

sistem a datelor arhivate;

o perioadă închisă;

înregistrărilor contabile:

- data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;

- jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările

contabile;

- numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de

emitent);

programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la

informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;

conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare

pagină, după caz:

- tipul documentului sau al situaţiei;

- denumirea entităţii;

- perioada la care se referă informaţia;

- datarea listărilor;

- paginarea cronologică;

- precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;

documente de sinteză necesare conducerii operative a entităţii;

pentru documente;

constitutive

următoarele

elemente

asigure

ale

să

n) să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului

conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate

soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de

înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare

înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a

datelor supuse prelucrării;

- deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;

- modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost

înregistrate date în acel cont;

- suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau

aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine

înregistrări sau sold;

- editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu

acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii în cadrul aceluiaşi

exerciţiu financiar;

parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau

manual;

organizare şi tipul sistemului de prelucrare:

- monopost sau multipost;

- monosocietate sau multisocietate;

- reţea de calculatoare;

- portabilitatea fişierelor de date;

- preluări pe loturi cu control ulterior;

- preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

- combinarea celor două tipuri;

pentru operaţiunile contabile;

informatice necesară exploatării optime a acestora;

datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a

datelor.

59. Contractele care stau la baza achiziţiei de programe

informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă trebuie să

prevadă clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate,

precum şi clauze care să ateste că programele informatice nu permit

modificarea procedurilor de prelucrare automată a datelor de către

utilizatori.

60. Utilizatorul trebuie:

- să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor

versiuni ale produsului-program;

- să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de

prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;

- să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de

utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

61. Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a

versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem

informatic, produse-program şi sistem de calcul.

Dacă entitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de

calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o

reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-

program şi ale echipamentelor de calcul.

Arhivele pe suport magnetic trebuie actualizate periodic pentru a

asigura accesibilitatea datelor.

Anexa 2

Ordinul 2634 din 2016

NORME SPECIFICE din 5 noiembrie 2015

de utilizare a documentelor financiar-contabile (Anexa nr. 2)*)

EMITENT: MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICE

PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL nr. 910 bis din 9 decembrie 2015

Data intrarii in vigoare : 1 ianuarie 2016

Forma actualizata valabila la data de : 3 iunie 2020

Prezenta forma actualizata este valabila de la 1 ianuarie 2016 pana la 4 iunie 2020

──────────

*) Aprobate de Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.634/2015 publicat în Monitorul

Oficial al României, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015.

NOMENCLATORUL

documentelor financiar-contabile

*T*

┌────┬────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────┐

│Nr. │ Denumire │ Cod │

│crt.│ ├────────┬──────────┤

│ │ │ bază │ variantă │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ │I. REGISTRELE DE CONTABILITATE │ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│1. │Registrul-jurnal │14-1-1 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│2. │Registrul-inventar │14-1-2 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│3. │Cartea mare │14-1-3 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│4. │- Cartea mare (şah) │ │14-1-3/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ │II. MIJLOACE FIXE │ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│5. │Registrul numerelor de inventar │14-2-1 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│6. │Fişa mijlocului fix │14-2-2 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│7. │Bon de mişcare a mijloacelor fixe │14-2-3 A│ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│8. │- Proces-verbal de scoatere din funcţiune a │ │ │

│ │mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri │ │ │

│ │materiale │ │14-2-3/aA │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│9. │Proces-verbal de recepţie │14-2-5 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│10. │- Proces-verbal de recepţie provizorie │ │14-2-5/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│11. │- Proces-verbal de punere în funcţiune │ │14-2-5/b │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ │III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR │ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│12. │Notă de recepţie şi constatare de diferenţe │14-3-1A │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│13. │Bon de predare, transfer, restituire │14-3-3A │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│14. │Bon de consum │14-3-4A │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│15. │- Bon de consum (colectiv) │ │14-3-4/aA │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│16. │- Listă zilnică de alimente │ │14-3-4/dA │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│17. │Dispoziţie de livrare │14-3-5A │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│18. │Aviz de însoţire a mărfii │14-3-6A │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│19. │Fişă de magazie │14-3-8 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│20. │Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor│ │ │

│ │de inventar în folosinţă │14-3-9 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│21. │Listă de inventariere │14-3-12 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│22. │- Listă de inventariere │ │14-3-12/b │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│23. │- Listă de inventariere (pentru gestiuni global- │ │ │

│ │valorice) │ │14-3-12/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ │IV. MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI │ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│24. │Chitanţă │14-4-1 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│25. │- Chitanţă pentru operaţiuni în valută │ │14-4-1/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│26. │Dispoziţie de plată/încasare către casierie │14-4-4 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│27. │Registru de casă │ │14-4-7A │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│28. │- Registru de casă │ │14-4-7/bA │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│29. │- Registru de casă (în valută) │ │14-4-7/aA │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│30. │- Registru de casă (în valută) │ │14-4-7/cA │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│31. │Borderou de achiziţie │14-4-13 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│32. │- Borderou de achiziţie (de la producători │ │ │

│ │individuali)*) │ │14-4-13/b │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│33. │Decont pentru operaţiuni în participaţie │14-4-14 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ │V. SALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONAL │ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│34. │Stat de salarii │14-5-1 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│35. │Ordin de deplasare (delegaţie) │14-5-4 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│36. │- Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate │ │ │

│ │(transporturi internaţionale) │ │14-5-4/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│37. │Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) │14-5-5 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│38. │Decont de cheltuieli valutare (transporturi │ │ │

│ │internaţionale) │ │14-5-5/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ │VI. CONTABILITATE GENERALĂ │ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│39. │Notă de debitare-creditare │14-6-1A │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│40. │Notă de contabilitate │14-6-2A │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│41. │Fişă de cont pentru operaţiuni diverse │14-6-22 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│42. │- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută │ │ │

│ │şi în lei) │ │14-6-22/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│43. │Balanţă de verificare (cu patru egalităţi) │14-6-30 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│44. │- Balanţă de verificare (cu patru egalităţi) │ │14-6-30/A │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│45. │- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) │ │14-6-30/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│46. │- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) │ │14-6-30/b1│

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│47. │- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) │ │14-6-30/b2│

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│48. │- Balanţă de verificare (cu şase egalităţi) │ │14-6-30/b │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│49. │- Balanţă analitică a stocurilor │ │14-6-30/c │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│ │VII. ALTE SUBACTIVITĂŢI │ │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│50. │Situaţia activelor gajate sau ipotecate │14-8-1 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│51. │- Situaţia bunurilor sechestrate │ │14-8-1/a │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│52. │Decizie de imputare │14-8-2 │ │

├────┼────────────────────────────────────────────────────┼────────┼──────────┤

│53. │- Angajament de plată │ │14-8-2/a │

└────┴────────────────────────────────────────────────────┴───── *) Conform art. 20 lit. a) din

Legea nr. 145/2014 pentru stabilirea unor măsuri de reglementare a pieţei produselor din sectorul

agricol, după data de 2 mai 2015 ( 180 de zile de data intrării în vigoare a Legii nr. 145/2014)

se interzice utilizarea borderoului de achiziţie (de la producători individuali) (cod 14-4-13/b)

pentru achiziţiile de la producătorii agricoli, persoane fizice, definiţi potrivit prevederilor

respectivei legi.

──────────

GRUPA I

REGISTRELE DE CONTABILITATE

REGISTRUL-JURNAL

(Cod 14-1-1)

Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic

toate operaţiunile economico-financiare efectuate de entitate.

Registrul-jurnal se întocmeşte lunar prin înregistrarea cronologică a documentelor financiar-

contabile în care se reflectă mişcarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi

capitalurilor proprii ale entităţii.

În cazul în care o entitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea

până la balanţă de verificare, Registrul-jurnal se întocmeşte de către subunităţi.

Numerotarea paginilor registrului se face în ordine crescătoare, iar volumele se numerotează

în ordinea completării lor.

În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare

automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se înregistrează prin articole

contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în entitate.

În cazul în care entitatea foloseşte jurnale auxiliare, în Registrul-jurnal se poate trece

totalul lunar al fiecăruia.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1

ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la sfârşitul exerciţiului financiar, sau încetarea

activităţii.

În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru.

În coloana 3 se trece felul, numărul şi data documentului justificativ care stă la baza

operaţiunilor economice (factura, chitanţa etc.) sau ale jurnalului auxiliar (jurnalul privind

operaţiunile de casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.).

În coloana 4 se înscriu explicaţiile în legătură cu operaţiunea respectivă. Această coloană se

completează numai atunci când este cazul.

În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.

În coloanele 7 şi 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul

justificativ.

Sumele debitoare şi sumele creditoare se totalizează lunar.

Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control şi pentru necesităţile entităţii.

REGISTRUL-INVENTAR

(Cod 14-1-2)

Registrul-inventar serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor

inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Registrul-inventar se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar

sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor

cuprinse în listele de inventariere şi, respectiv, în procesele-verbale de inventariere a

elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe

conturi sau grupe de conturi, după caz.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura

activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii grupate după natura lor, conform posturilor din

bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din

operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între

data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi

cuprinse în Registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se

va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a

elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării

extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce,

în funcţie de necesităţi.

În cazul încetării activităţii, Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de

natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii inventariate faptic la acea dată.

În cazul în care o entitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea

până la nivel de balanţă de verificare, Registrul-inventar se întocmeşte de către subunităţi.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate în ordine cronologică, de

la deschiderea registrului până la sfârşitul exerciţiului financiar, sau încetarea activităţii.

În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi

de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.

În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate. Valoarea contabilă a

unui activ este valoarea la care acesta este recunoscut după ce se deduc amortizarea acumulată,

pentru activele amortizabile şi ajustările acumulate din depreciere sau pierdere de valoare.

În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de natura activelor, datoriilor şi

capitalurilor proprii, stabilită cu ocazia evaluării la inventariere (pe baza listelor de

inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).

În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă

şi valoarea de inventar.

În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări,

calamităţi, terţi neidentificaţi etc.).

CARTEA MARE

(Cod 14-1-3)

Cartea mare este documentul contabil care stă la baza:

- stabilirii rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la entităţile care aplică

forma de înregistrare "pe jurnale";

- verificării înregistrărilor contabile efectuate;

- întocmirii balanţei de verificare.

Se întocmeşte lunar, pe măsura înregistrării operaţiunilor, pentru debitul şi, respectiv,

pentru creditul fiecărui cont sintetic.

Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor centralizatoare şi jurnalelor,

după caz, astfel:

- rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără

desfăşurarea pe conturi corespondente;

- sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele

jurnale, obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

- soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare

şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul exerciţiului

financiar (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

CARTEA MARE

(ŞAH - Cod 14-1-3/a)

Cartea mare (şah) este documentul contabil care se utilizează pentru: ţinerea contabilităţii

sintetice a operaţiunilor economico-financiare la entităţile care utilizează forma de înregistrare

contabilă "maestru-şah".

Cartea mare (şah) serveşte la întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice.

Aceasta se întocmeşte lunar, separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont

sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.

Cartea mare (şah) se completează pe baza documentelor justificative, documentelor

centralizatoare şi a notelor de contabilitate.

La începutul exerciţiului financiar, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei "Suma"

se înregistrează soldul iniţial, pe baza balanţei conturilor sintetice încheiată la finele

exerciţiului financiar precedent. Soldul înscris în fişă se barează şi apoi se efectuează

înregistrarea operaţiunilor lunii ianuarie/prima lună a exerciţiului financiar.

Registrul Cartea mare (şah) poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

GRUPA a II-a

MIJLOACE FIXE

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR

(Cod 14-2-1)

Registrul numerelor de inventar este utilizat pentru atribuirea numerelor de inventar

mijloacelor fixe (imobilizărilor corporale) existente în entitate, în vederea identificării lor.

În Registrul numerelor de inventar se înregistrează cronologic mijloacele fixe intrate în

entitate.

Se poate folosi câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, sau un registru pentru

mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează a intra

în entitate.

Grupele de mijloace fixe corespund categoriilor contabile de imobilizări corporale sau

grupelor din Catalogul privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe,

aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificările şi completările ulterioare.

În scopul asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui

mijloc fix, care constituie obiect de evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în

entitate (cu excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în Registrul numerelor de

inventar.

Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a

numerelor şi/sau pe grupe de mijloace fixe.

Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care

privesc mijlocul fix respectiv.

Modul de numerotare a mijloacelor fixe precum şi modul de imprimare a numărului de inventar

atribuit se stabilesc prin proceduri proprii ale entităţii.

FISA MIJLOCULUI FIX

(Cod 14-2-2)

Fişa mijlocului fix serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe.

Fişa mijlocului fix se întocmeşte pentru fiecare mijloc fix.

În cazul mijloacelor fixe de aceeaşi natură şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de

amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună, poate fi întocmită o singură fişă a

mijloacelor fixe.

Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor

corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se

grupează pe locuri de folosinţă.

Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se arhivează.

Fişa mijlocului fix se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea

mijloacelor fixe sau modificarea valorii de intrare a acestora, ca urmare a completării,

îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor.

BON DE MIŞCARE A MIJLOACELOR FIXE

(Cod 14-2-3A)

Bonul de mişcare a mijloacelor fixe serveşte ca:

- document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă

ale entităţii;

- document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea

predătoare la cea primitoare;

- document justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la

locurile de folosinţă şi în contabilitate.

PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNE A MIJLOACELOR

FIXE/DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE

(Cod 14-2-3/aA)

Serveşte ca:

- document de constatare a îndeplinirii condiţiilor necesare scoaterii din funcţiune a

mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă

şi de declasare a unor bunuri materiale, altele decât mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor

legale;

- document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere

din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a altor

bunuri materiale;

- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi

materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe;

- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în

contabilitate.

Formularul se completează de către comisia constituită în acest scop, după caz, astfel:

- capitolele I şi II, cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei

primite şi din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcţiune, scoaterii

din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau a altor bunuri materiale propuse pentru

declasare;

- capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau

declasării, cu informaţii referitoare la ansamblele, subansamblele, piesele, componentele şi

materialele rezultate.

În cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la

capitolul II în coloana "Denumirea". În situaţia în care capitolul III se completează în alte

exerciţii financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou

proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale,

care să confirme datele completate în acest capitol.

PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE

(Cod 14-2-5)

PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE PROVIZORIE

(Cod 14-2-5/a)

PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCŢIUNE

(Cod 14-2-5/b)

Serveşte ca:

- document de înregistrare în evidenţa operativă şi în contabilitate;

- document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiţii;

- document de aprobare a recepţiei (cod 14-2-5);

- document de constatare a îndeplinirii condiţiilor de recepţie provizorie a obiectivului de

investiţii (cod 14-2-5/a);

- document de aprobare a recepţiei provizorii a obiectivului de investiţii (cod 14-25/a);

- document de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii (cod 14-2-5/b).

Se întocmeşte la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, astfel:

- Procesul-verbal de recepţie (cod 14-2-5) se întocmeşte pentru mijloacele fixe independente

care nu necesită montaj şi nici probe tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la

data achiziţionării lor;

- Procesul-verbal de recepţie provizorie (cod 14-2-5/a) se întocmeşte pentru utilajele care

necesită montaj, dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricaţie care

depăşesc un exerciţiu financiar/bugetar, realizate pe faze de fabricaţie, precum clădirile şi

construcţiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în

funcţiune la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcţiei;

- Procesul-verbal de punere în funcţiune (cod 14-2-5/b) se întocmeşte pentru utilajele şi

instalaţiile care necesită montaj şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile

speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la

terminarea probelor tehnologice.

GRUPA a III-a

BUNURI DE NATURA STOCURILOR

NOTĂ DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE

(Cod 14-3-1A)

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (NIR) serveşte ca:

- document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;

- document justificativ pentru încărcare în gestiune;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu

numai în cazul:

- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte

din gestiuni diferite;

- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;

- bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;

- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.

În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepţia şi încărcarea în

gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care

însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru

fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de

diferenţe, este obligatoriu ca acestea să se regăsească într-un alt document justificativ care stă

la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

În situaţia în care se constată diferenţe la recepţie, entităţile trebuie să stabilească prin

proceduri proprii informaţiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepţie şi constatare de

diferenţe (ex: cantitatea şi valoare constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepţia şi

alte menţiuni, în funcţie de necesităţi).

BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE

(Cod 14-3-3A)

Bonul de predare, transfer, restituire (pentru produse finite, materiale refolosibile,

semifabricate, materiale nefolosite) serveşte ca:

- document justificativ pentru încărcare/descărcare în/din gestiune;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

În situaţia în care se foloseşte ca bon de predare la magazie a produselor finite,

materialelor refolosibile, semifabricatelor, materialelor nefolosite se întocmeşte pe măsura

predării acestora la magazie, de către secţie, atelier etc.

În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta entităţii, bonul

de predare, transfer, restituire se întocmeşte pe măsură ce se efectuează transferul. Transferul

se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaşi entităţi. În cazul gestiunilor dispersate

teritorial se întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A).

În cazul utilizării ca bon de restituire se întocmeşte pe măsura restituirii la magazie a

valorilor materiale.

BON DE CONSUM

(Cod 14-3-4A)

BON DE CONSUM

(colectiv - Cod 14-3-4/aA)

Bonul de consum serveşte ca:

- document de eliberare din magazie a materialelor;

- document justificativ de scădere din gestiune;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum.

LISTĂ ZILNICĂ DE ALIMENTE

(Cod 14-3-4/dA)

Listă zilnică de alimente serveşte:

- la stabilirea meniurilor zilnice;

- la calculul alocaţiei de hrană şi urmărirea încadrării în nivelul acesteia;

- ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregătirii hranei;

- ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte de către cantinele de pe lângă instituţiile publice (învăţământ, sănătate,

asistenţă socială etc.), organizaţii fără scop patrimonial finanţate din alocaţii bugetare etc.

Documentul se completează de către persoana desemnată de ordonatorul de credite sau

conducătorul entităţii, pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri.

DISPOZIŢIE DE LIVRARE

(Cod 14-3-5A)

Dispoziţia de livrare serveşte ca:

- document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale

destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau acordate pentru stimularea vânzării,

după caz;

- document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;

- document de bază pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau a facturii, după caz;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII

(Cod 14-3-6A)

Avizul de însoţire a mărfii serveşte ca:

- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;

- document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;

- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate

teritorial, ale aceleiaşi entităţi;

- document de primire în gestiune, după caz;

- document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

Avizul de însoţire a mărfii se întocmeşte de către entităţile care nu au posibilitatea

întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum

şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale entităţii.

În condiţiile în care datele valorice (preţul unitar şi valoarea) nu se înscriu în Avizul de

însoţire a mărfii, aceste date trebuie să se regăsească într-un alt document justificativ care stă

la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi entităţi, dispersate teritorial,

precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru

stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.),

Avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură", după caz.

Pe Avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi

se face menţiunea "Pentru prelucrare la terţi".

În alte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a

întocmit Avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

FIŞĂ DE MAGAZIE

(Cod 14-3-8)

Fişa de magazie serveşte ca document de evidenţă a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor de

bunuri materiale.

Fişele de magazie se ţin pe fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de

materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe

distincte, care se ţin separat de cele aferente propriilor valori materiale.

Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document.

FIŞĂ DE EVIDENŢĂ A MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR

ÎN FOLOSINŢĂ

(Cod 14-3-9)

Serveşte ca document de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, date în

folosinţa personalului, până la scoaterea lor din uz.

Se întocmeşte pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pentru fiecare persoană care le

primeşte.

LISTA DE INVENTARIERE

(Cod 14-3-12) şi (Cod 14-3-12/b)

LISTA DE INVENTARIERE

(pentru gestiuni global-valorice - Cod 14-3-12/a)

Lista de inventariere serveşte ca:

- document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile entităţii;

- document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri

materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.);

- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în

contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;

- document pentru întocmirea Registrului-inventar;

- document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare;

- document centralizator al operaţiunilor de inventariere.

Se întocmeşte la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile

legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe

sau subgrupe, separat pentru bunurile entităţii şi separat pentru cele aparţinând altor entităţi,

aflate asupra personalului entităţii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. şi se

semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., o copie a

Listei de inventariere se înaintează entităţii care deţine bunurile respective.

Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor entităţi trebuie să

conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsului finit, cantitatea, valoarea

etc.), numărul şi data actului de predare-primire.

GRUPA a IV-a

MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI

CHITANŢA

(Cod 14-4-1)

CHITANŢA PENTRU OPERAŢIUNI ÎN VALUTA

(Cod 14-4-1/a)

Chitanţa şi chitanţa pentru operaţiuni în valută sunt documente justificative de înregistrare

în registrul de casă/registrul de casă în valută şi în contabilitate a încasărilor şi plăţilor

efectuate în numerar (lei/valută), precum şi a depunerilor de sume la casieria entităţii.

În condiţiile în care sumele înscrise în chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau

prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal,

formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în

contabilitate.

În condiţiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu

prevederile legale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate veniturile

aferente încasărilor zilnice este Raportul fiscal de închidere zilnică, respectiv Registrul

special întocmit în condiţiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.

Se întocmeşte pentru fiecare sumă încasată, de către casierul entităţii şi se semnează de

acesta pentru primirea sumei. semnează de acesta pentru primirea sumei.

DISPOZIŢIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE

(Cod 14-4-4)

Dispoziţia de plată/încasare către casierie serveşte ca:

- dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit

dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a

diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât

avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă

venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;

- document justificativ de înregistrare în Registrul de casă şi în contabilitate, în cazul

plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.

Dispoziţia de plată/încasare către casierie se întocmeşte:

- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se

dispune plata (ex.: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,

procurare de materiale etc.;

- în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se

dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.).

REGISTRUL DE CASĂ

(Cod 14-4-7A şi Cod 14-4-7bA)

REGISTRUL DE CASĂ

(în valută - Cod 14-4-7/aA şi Cod 14-4-7/cA)

Registrul de casă serveşte ca:

- document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar (lei sau valută),

efectuate prin casieria entităţii;

- document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;

- document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

Registrul de casă se întocmeşte zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări şi

plăţi.

BORDEROU DE ACHIZIŢIE

(Cod 14-4-13)

BORDEROU DE ACHIZIŢIE

(de la producători individuali)

(Cod 14-4-13/b)*)

──────────

*) Conform art. 20 lit. a) din Legea nr. 145/2014 pentru stabilirea unor măsuri de

reglementare a pieţei produselor din sectorul agricol, după data de 2 mai 2015 (180 de zile de

data intrării în vigoare a Legii nr. 145/2014) se interzice utilizarea borderoului de achiziţie

(de la producători individuali) (cod 14-4-13/b) pentru achiziţiile de la producătorii agricoli,

persoane fizice, definiţi potrivit prevederilor respectivei legi.

──────────

Borderoul de achiziţie serveşte ca:

- document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane fizice;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;

- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziţii sau

pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziţii de la persoane fizice.

Borderoul de achiziţie se întocmeşte de către persoana care efectuează aprovizionarea cu

bunuri de la persoane fizice, în momentul achiziţiei.

DECONT PENTRU OPERAŢIUNI ÎN PARTICIPAŢIE

(Cod 14-4-14)

Decontul pentru operaţiuni în participaţie se utilizează în toate domeniile de activitate în

care se efectuează operaţiuni în participaţie.

Acesta serveşte ca document pe baza căruia se decontează cheltuielile şi veniturile realizate

din operaţiuni în participaţie, precum şi sumele virate între asociaţi.

Se întocmeşte de către entitatea care ţine contabilitatea asocierii în participaţie, lunar, pe

fiecare asociat, cu veniturile şi cheltuielile ce revin acestuia, pentru înregistrarea în

contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevăzute în contractele de asociere încheiate.

Cheltuielile şi veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli şi

venituri, potrivit planului de conturi aplicabil.

În decont se înscriu şi alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor băneşti, a

profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe şi alte sume rezultate din operaţiunile în

participaţie.

GRUPA a V-a

SALARII SI ALTE DREPTURI DE PERSONAL

STAT DE SALARII

(Cod 14-5-1)

Statul de salarii serveşte ca:

- document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al

contribuţiilor şi al altor sume datorate;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Statul de salarii se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat

efectiv, a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal,

concediilor de odihnă, a certificatelor medicale etc..

Statul de salarii se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana

care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.

Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de

concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor

calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.

ORDIN DE DEPLASARE

(DELEGAŢIE - Cod 14-5-4)

Ordinul de deplasare (delegaţie) serveşte ca:

- dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea pe teritoriul ţării;

- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;

- document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegaţie) se întocmeşte pentru fiecare deplasare, de către persoana

care urmează a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea

procurării de valori materiale cu plata în numerar. În cazul în care la decontarea avansului suma

cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de către

titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie (cod 14-4-4).

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât

avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază

de Dispoziţie de încasare către casierie (cod 14-4-4).

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE) ÎN STRĂINĂTATE

(transporturi internaţionale - Cod 14-5-4/a)

Ordinul de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale) serveşte ca:

- dispoziţie către conducătorii auto să efectueze transporturi în străinătate cu

autovehiculele entităţii;

- document de stabilire a avansului în valută, pentru deplasările conducătorilor auto care

urmează să efectueze transporturi în străinătate, pe baza căruia aceştia ridică avansul de la

casierie;

- document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum şi a valutei de

restituit la înapoiere în ţară;

- document justificativ de înregistrare în Registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.

DECONT DE CHELTUIELI

(pentru deplasări externe - Cod 14-5-5)

DECONT DE CHELTUIELI VALUTARE

(transporturi internaţionale - Cod 14-5-5/a)

Decontul de cheltuieli (pentru deplasări externe) şi decontul de cheltuieli valutare

(transporturi internaţionale) servesc ca:

- documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia

deplasării în străinătate;

- documente pentru stabilirea diferenţelor de primit de la titularul de avans sau de achitat

acestuia;

- documente justificative de înregistrare în Registrul de casă (în valută) şi în

contabilitate.

Aceste deconturi se întocmesc de către persoana care urmează a efectua deplasarea în vederea

justificării cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât

avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază

de Chitanţă pentru operaţiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau Dispoziţie de încasare către casierie

(cod 14-4-4), după caz.

GRUPA a VI-a

CONTABILITATE GENERALĂ

NOTĂ DE DEBITARE-CREDITARE

(Cod 14-6-1A)

Nota de debitare-creditare serveşte ca:

- document de înregistrare a operaţiunilor de decontare intervenite între entitate şi

subunităţi care ţin contabilitate proprie şi între subunităţi ale aceleiaşi entităţi, care ţin

contabilitate proprie;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmeşte pe baza documentelor justificative care stau la baza operaţiunii.

NOTĂ DE CONTABILITATE

(Cod 14-6-2A)

Nota de contabilitate serveşte ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea

sintetică şi analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente justificative

(stornări, repartizare profit, constituire provizioane şi ajustări pentru depreciere sau pierdere

de valoare etc.).

FISĂ DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE

(Cod 14-6-22)

FISĂ DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE

(în valută şi în lei - Cod 14-6-22/a)

Fişa de cont pentru operaţiuni diverse serveşte:

- la ţinerea contabilităţii analitice a conturilor de clienţi, debitori, furnizori, creditori

etc.;

- la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare.

În cazul în care se utilizează pentru ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor

economico-financiare, fişele de cont se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul I care nu

se desfăşoară pe conturi sintetice de gradul II, precum şi pentru conturile de gradul II prevăzute

în planul de conturi aplicabil.

Se completează la începutul exerciţiului financiar, pe baza soldurilor de la sfârşitul

exerciţiului financiar precedent, iar în cursul exerciţiului financiar, pe baza documentelor

justificative referitoare la operaţiunile intervenite.

La sfârşitul fiecărei perioade, în fişele analitice se totalizează rulajele pe perioada

respectivă şi cumulat de la începutul anului, în vederea întocmirii balanţei de verificare a

conturilor analitice sau a situaţiilor de solduri, iar în fişele de cont sintetic se face totalul

cumulat al rulajului pe debit şi credit, precum şi soldul contului, în vederea întocmirii balanţei

de verificare a conturilor sintetice.

BALANŢĂ DE VERIFICARE

(cu patru egalităţi - Cod 14-6-30 şi Cod 14-6-30/A)

BALANŢĂ DE VERIFICARE

(cu cinci egalităţi - Cod 14-6-30/a, Cod 14-6-30/b1, Cod 14-6-30/b2)

BALANŢĂ DE VERIFICARE

(cu şase egalităţi - Cod 14-6-30/b)

BALANŢĂ ANALITICĂ A STOCURILOR

(Cod 14-6-30/c)

Balanţa de verificare serveşte la:

- verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate;

- controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi analitică;

- întocmirea situaţiilor financiare şi raportărilor contabil0 stabilite potrivit legii.

Balanţa de verificare se întocmeşte cel puţin la încheierea exerciţiului financiar, la

termenele de întocmire a situaţiilor financiare, a raportărilor contabile, precum şi la finele

perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declaraţia privind impozitul pe

profit/venit, potrivit legii.

Balanţa de verificare cuprinde următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor;

soldurile iniţiale debitoare şi creditoare; totalul sumelor debitoare şi creditoare ale lunii

precedente, după caz; rulajele curente debitoare şi creditoare; totalul rulajelor debitoare şi

creditoare, după caz; totalul sumelor debitoare şi creditoare; soldurile finale debitoare sau

creditoare.

Balanţa de verificare la 1 ianuarie se completează cu soldurile finale debitoare şi creditoare

ale lunii decembrie a anului precedent.

Pentru conturile analitice se poate întocmi numai situaţia soldurilor.

La instituţiile publice, balanţele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanţele

de verificare analitice, cel târziu la sfârşitul trimestrului pentru care se întocmesc situaţiile

financiare.

GRUPA a VII-a

ALTE SUBACTIVITĂŢI

Situaţia activelor gajate sau ipotecate

(Cod 14-8-1)

Situaţia bunurilor sechestrate

(Cod 14-8-1/a)

Cele două formulare se utilizează ca jurnale auxiliare pentru ţinerea contabilităţii

angajamentelor asumate de către entitate, reflectând eventuala datorie a entităţii faţă de terţi,

generată de angajamentele asumate.

Acestea se întocmesc pe măsura încheierii contractelor care au la bază active gajate sau

ipotecate, respectiv după încheierea procesului-verbal de sechestru de către executorul fiscal.

DECIZIE DE IMPUTARE

(Cod 14-8-2)

Decizia de imputare serveşte ca:

- document de imputare a valorii pagubelor produse;

- titlu executoriu din momentul comunicării;

- document de înregistrare în contabilitate.

Decizia de imputare se întocmeşte pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate

etc.).

ANGAJAMENT DE PLATA

(Cod 14-8-2/a)

Angajamentul de plată serveşte ca:

- titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;

- titlu executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectare a angajamentului;

- angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă entităţii.

Acesta se întocmeşte de către persoana care îşi ia angajamentul de plată, în condiţiile în

care există documente din care rezultă pagube sau alte obligaţii de plată (proces-verbal de

control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente).