Art. 21 din Legea 82/1991 — Utilizarea corectă a registrelor de contabilitate

Ce înseamnă, practic

Ce spune articolul, pe scurt

Articolul 21 stabilește o regulă simplă, dar fundamentală pentru orice entitate care ține contabilitate, inclusiv asociațiile de proprietari: registrele contabile trebuie folosite exact pentru scopul pentru care au fost create, trebuie ținute ordonat și trebuie completate astfel încât, în orice moment, să se poată identifica și verifica operațiunile înregistrate.

Ce înseamnă concret

• „În strictă concordanță cu destinația” — fiecare registru are un rol precis (registrul-jurnal, registrul-inventar, registrul de casă, fișele pentru operațiuni diverse etc.). Nu se amestecă operațiunile: registrul de casă nu ține loc de registru-jurnal, iar registrul-inventar nu se folosește pentru mișcări zilnice de numerar.
• „Prezentate în mod ordonat” — înregistrările se fac cronologic, lizibil, fără spații libere nejustificate, fără ștersături care ascund date, cu paginile numerotate și fără foi lipsă.
• „Astfel completate încât să permită identificarea și controlul” — orice sumă înscrisă trebuie să poată fi legată de un document justificativ (chitanță, factură, extras de cont, listă de plată) și de operațiunea reală din spate.
• „În orice moment” — registrele trebuie să fie la zi. Nu se acceptă completarea lor „când vine cenzorul” sau „înainte de adunarea generală”. Un cenzor, un proprietar îndreptățit sau un organ de control trebuie să găsească informația imediat.

Cine ce trebuie să facă în asociație

• Administratorul este cel care ține efectiv registrele și răspunde de completarea lor corectă și la zi.
• Cenzorul (sau comisia de cenzori) verifică dacă registrele sunt ținute conform destinației și dacă operațiunile pot fi identificate și controlate.
• Președintele și comitetul executiv supraveghează activitatea administratorului și trebuie să solicite acces la registre atunci când este cazul.

Greșeli frecvente de interpretare

• A crede că un singur registru „le acoperă pe toate” — textul cere respectarea destinației fiecărui registru.
• A completa registrele „la sfârșit de lună” sau retroactiv — articolul cere ca identificarea și controlul să fie posibile în orice moment.
• A ține evidențe doar în fișiere personale (caiete, foi volante, tabele necontrolate), în afara registrelor prevăzute — acestea nu înlocuiesc registrele oficiale.
• A face corecturi prin acoperirea sumelor sau ștergerea lor — corecturile trebuie să permită tot identificarea operațiunii inițiale.