Art. 25 din Legea 82/1991 — Păstrarea registrelor și documentelor contabile

Ce înseamnă, practic

Articolul 25 din Legea contabilității stabilește cât timp trebuie ținute în arhivă registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor. Regula se aplică tuturor persoanelor prevăzute la art. 1 din lege — printre care se numără și asociațiile de proprietari, care au obligația să conducă contabilitatea.

Ce spune concret articolul

• 10 ani — termenul general de păstrare pentru registrele de contabilitate obligatorii și pentru documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară.
• 50 de ani — termen special, mult mai lung, doar pentru statele de salarii. Motivul practic este că aceste documente sunt folosite pentru dovedirea vechimii în muncă și a veniturilor pe baza cărora se calculează pensia.
• 5 ani — un termen redus, aplicabil doar prin excepție, pentru anumite registre și documente justificative stabilite prin ordin al ministrului finanțelor publice. Textul trimite explicit la Ordinul nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, care detaliază care documente pot fi păstrate doar 5 ani.

De când începe să curgă termenul

Termenele de 10 ani și 50 de ani nu se calculează de la data documentului, ci de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia documentele au fost întocmite. Exercițiul financiar coincide, de regulă, cu anul calendaristic — deci pentru un document întocmit oricând în cursul unui an, cei 10 ani încep să curgă de la finalul acelui an.

Ce înseamnă asta practic pentru asociația de proprietari

• Registrele obligatorii (registru-jurnal, registru-inventar, registrul de casă etc.) și documentele justificative (facturi, chitanțe, extrase de cont, liste de plată, note contabile) se păstrează, ca regulă, 10 ani.
• Statele de plată pentru administrator, cenzor, femeie de serviciu și orice alt salariat trebuie păstrate 50 de ani — nu se distrug la același termen ca restul contabilității.
• Termenul redus de 5 ani nu se aplică la libera alegere a asociației — el operează doar pentru categoriile expres nominalizate prin Ordinul 2634/2015.

Greșeli frecvente de interpretare

• A număra cei 10 ani de la data documentului, nu de la finalul exercițiului financiar — termenul real este ceva mai lung decât pare.
• A trata statele de salarii ca pe orice alt document contabil și a le distruge după 10 ani — legea prevede clar 50 de ani.
• A crede că toate documentele pot fi păstrate doar 5 ani — regula generală rămâne 10 ani; 5 ani este excepție stabilită prin ordin al ministrului.