Art. 23 din Legea 82/1991 — Contabilitatea informatizată și păstrarea datelor

Ce înseamnă, practic

Ce spune articolul, pe scurt

Articolul 23 din Legea contabilității reglementează situația în care evidența contabilă se ține pe calculator, cu ajutorul unui program (softwaresau aplicație). În loc de registre completate manual, datele sunt introduse, prelucrate și stocate electronic. Legea impune două obligații clare: păstrarea datelor pe suport tehnic timp de 10 ani și asigurarea accesului autorităților fiscale la aceste date.

Cui i se aplică

Textul se referă la „persoanele prevăzute la art. 1” care folosesc sisteme informatice de prelucrare automată a datelor. Practic, orice entitate care ține contabilitatea și care nu o face doar pe hârtie, ci utilizează un program contabil, intră sub incidența acestui articol. Pentru asociațiile de proprietari care folosesc o aplicație de administrare a blocului (cu module contabile, liste de plată, registru de casă etc.), regulile din art. 23 sunt aplicabile.

Ce obligații concrete apar

• Conformitate cu reglementările contabile: prelucrarea automată a datelor trebuie să respecte aceleași reguli contabile aplicabile ca și în cazul evidenței manuale. Softul nu este o „scurtătură” care permite abateri de la normele contabile — dimpotrivă, trebuie să le respecte integral.
• Control asupra datelor: entitatea trebuie să poată verifica și controla datele înregistrate. Asta înseamnă că înregistrările electronice trebuie să fie auditabile, nu doar niște cifre afișate pe ecran fără posibilitatea de a le verifica.
• Păstrare 10 ani pe suporturi tehnice: datele contabile procesate informatic trebuie păstrate timp de 10 ani pe suport tehnic (server, hard disk, backup, cloud etc.). Termenul curge pentru datele înregistrate în contabilitate.
• Acces pentru autoritățile fiscale: la solicitarea inspectorilor fiscali, entitatea trebuie să poată pune la dispoziție datele stocate pe suport tehnic, într-o formă utilizabilă pentru control.

Ce trebuie să facă practic o asociație

Dacă asociația folosește o aplicație contabilă, administratorul și președintele trebuie să se asigure că: aplicația respectă reglementările contabile aplicabile asociațiilor; se fac copii de siguranță regulate; datele rămân disponibile timp de 10 ani, chiar dacă între timp se schimbă administratorul, softul sau furnizorul; există posibilitatea de a extrage și prezenta datele către un inspector fiscal.

Greșeli frecvente de interpretare

• „Dacă am softul, nu mai trebuie să respect regulile contabile” — fals: art. 23 alin. (1) impune expres conformitatea cu reglementările contabile aplicabile.
• „Am datele în cloud la furnizor, deci nu e problema mea” — răspunderea pentru păstrarea 10 ani și pentru accesul autorităților rămâne la entitatea care ține contabilitatea, nu la furnizorul de soft.
• „După ce închei anul, pot șterge datele din aplicație” — nu: obligația de păstrare este de 10 ani.